A volte è necessario che un dipendente sostenga determinate spese per condurre affari su base giornaliera. A volte è necessario guidare un veicolo personale per svolgere commissioni aziendali o effettuare chiamate di vendita, ma può essere una spesa costosa se un membro del personale deve pagarlo da solo. Di tanto in tanto, le persone potrebbero anche aver bisogno di acquistare forniture per ufficio o raccogliere materiali per una campagna o un progetto e utilizzare fondi personali per pagare gli articoli. Quando si verificano questi tipi di spese, la maggior parte delle aziende offre un rimborso ai dipendenti.
Oltre agli acquisti aziendali tangibili, i costi di viaggio locali sono spesso inclusi in una nota spese per il rimborso dei dipendenti. Il risarcimento per il chilometraggio, le spese di parcheggio e spese simili di solito si qualifica. Allo stesso modo, anche i viaggi di lavoro fuori città sono spesso rimborsati. Eventuali spese accessorie come biglietti aerei, corse in taxi, mance, costi di noleggio auto, sistemazione in hotel e pasti al ristorante possono essere tutte coperte dal piano di compensazione del datore di lavoro.
Tuttavia, i membri del personale dovrebbero impegnarsi a comprendere la politica di rimborso dei dipendenti prima di spendere i propri soldi. Un’azienda di solito ha criteri specifici in atto che delineano le spese che un imprenditore è disposto a coprire. Molte spese devono essere approvate in anticipo per evitare che le persone effettuino acquisti non autorizzati, come una nuova scrivania in ufficio, e poi si aspettino che un’azienda la paghi.
Poiché gli imprenditori di solito stabiliscono budget interni, gli articoli costosi che non sono autorizzati possono gravare enormemente sulle finanze di un’azienda. Le persone che non seguono le politiche di rimborso dei dipendenti rischiano di vedere rifiutate le loro richieste di rimborso. Lo stesso può valere anche per spese telefoniche eccessive o altri costi che superano un’indennità accettabile.
Alla fine di ogni mese, i membri del personale sono generalmente tenuti a fornire ai propri manager le note spese complete. Questo modulo standard è il luogo in cui un individuo elenca in genere tutte le spese aziendali sostenute durante il mese. Dovrebbe includere il motivo dell’esborso finanziario e qualsiasi numero di lavoro associato o altri indicatori quando si riferisce a un cliente o progetto specifico.
Alla richiesta di rimborso del dipendente devono essere allegate tutte le ricevute corrispondenti raccolte durante il mese. Inoltre, eventuali autorizzazioni scritte devono essere presentate anche per la verifica delle spese legittime preapprovate. Prima di consegnare rapporti e ricevute, è consigliabile che i membri del personale facciano copie di tutto nel caso in cui i documenti del datore di lavoro vengano smarriti o smarriti.
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