Per creare una politica di conservazione della posta elettronica, è necessario innanzitutto indicare il motivo per cui si sta scrivendo la politica – per rispettare i requisiti legali, conservare la prova dei documenti commerciali o assicurarsi che le informazioni importanti non vengano perse. Il documento dovrebbe inoltre spiegare quali dipendenti sono interessati dalla politica e quali tipi di e-mail sono inclusi. È inoltre necessario decidere per quanto tempo conservare le e-mail; potrebbe esserti richiesto di conservare determinate e-mail per un determinato periodo di tempo. Assegnare a un dipendente la responsabilità del monitoraggio della politica può aiutare a garantire che la politica sia applicata correttamente.
Una politica di conservazione delle e-mail è una procedura scritta su come un’azienda desidera che i propri dipendenti gestiscano le comunicazioni e-mail. I criteri di conservazione delle e-mail in genere indicano quali e-mail i dipendenti devono conservare, per quanto tempo e come archiviare le e-mail. In molte giurisdizioni, ci sono requisiti legali per quanto tempo devono essere mantenute le comunicazioni aziendali, comprese le e-mail, quindi è importante avere una chiara politica di conservazione della posta elettronica.
Quando scrivi la tua politica, spiega a quali dipendenti dell’azienda fa riferimento la politica di conservazione della posta elettronica. A seconda dello scopo per l’implementazione della politica in primo luogo, potrebbe non essere applicabile a tutti gli utenti dell’organizzazione. Ad esempio, i dipendenti del magazzino che non trattano la corrispondenza elettronica potrebbero non essere tenuti a rispettare la politica. I rappresentanti del servizio clienti, dall’altro, potrebbero essere tenuti a conservare la maggior parte delle loro e-mail.
Descrivere quali tipi di corrispondenza e-mail rientrano nella governance della politica di conservazione della posta elettronica. Ad esempio, alcune aziende scrivono politiche di conservazione delle e-mail che riguardano le e-mail che trattano questioni amministrative, fiscali, generali ed effimere. La vostra politica aziendale può trattare in modo specifico le e-mail che trattano questioni che hanno requisiti legali. Qualunque e-mail si scelga di essere coperta dalla politica, assicurarsi di essere chiari e concisi sull’argomento.
La politica dovrebbe anche descrivere la durata di conservazione delle e-mail e il modo in cui i dipendenti devono conservare le e-mail. Per una conformità record, potresti essere legalmente obbligato a conservare la corrispondenza del cliente per un periodo di cinque anni. Oltre a essere archiviato in un archivio e-mail sul tuo server, la legge potrebbe anche richiedere di stampare l’e-mail e conservare una copia cartacea nel file del cliente. Qualunque sia la procedura per conservare questi record, assicurati di precisarlo dettagliatamente quando scrivi la politica di conservazione della posta elettronica.
Una buona politica di conservazione della posta elettronica dovrebbe includere il dipartimento o il titolo dell’impiegato responsabile del monitoraggio dei requisiti. La tua azienda potrebbe avere un dipartimento di conformità o un dipendente responsabile di assicurarsi che i processi aziendali siano conformi alla legge. Potrebbe trattarsi della persona fisica incaricata del monitoraggio e dell’applicazione della politica di conservazione della posta elettronica. Indicare chiaramente chi è responsabile della gestione della politica in modo che i dipendenti sappiano a chi rivolgersi in caso di domande o problemi.
Dopo aver creato la politica, uno dei passi più importanti è diffonderla. Una politica non può essere rispettata se i dipendenti che devono implementarla non sanno che esiste. Potresti voler tenere una riunione o una sessione di formazione anche per i dipendenti interessati. Ciò garantisce che ricevano le informazioni necessarie per aderire alla politica di conservazione della posta elettronica.