Il miglioramento del flusso di lavoro ? un processo importante sia per un individuo che per un’organizzazione. ? stato dimostrato che un flusso di lavoro migliorato massimizza l’efficienza, minimizza gli sprechi in termini di tempo e risorse e migliora il morale. Il modo per migliorare il flusso di lavoro pu? essere semplice come identificare ed eliminare il tempo perso o complesso quanto esaminare e modificare l’intero processo e / o automatizzare tutto o parte di esso. Non importa quanto sia grande o piccolo il lavoro o il processo, vale la pena dedicare tempo e sforzi a migliorare il flusso di lavoro.
Il primo passo per migliorare il flusso di lavoro ? identificare ed eliminare gli sprechi e il pi? grande spreco di tutti ? il tempo. Il posto di lavoro moderno si ? abituato e dipendente da e-mail, messaggistica istantanea e messaggi di testo. Questi mezzi di comunicazione avevano lo scopo di risparmiare tempo, ma possono portare a una sovrabbondanza di informazioni inutili e perdite di tempo. ? possibile migliorare il flusso di lavoro semplicemente eliminando o limitando la messaggistica istantanea e gli SMS e impostando aspettative ragionevoli sull’e-mail. Reagire o rispondere alle e-mail non appena arrivano pu? essere una perdita di tempo. L’impostazione pi? volte durante il giorno dedicata alla lettura e alla risposta alle e-mail migliorer? il flusso di lavoro e la produttivit?.
Queste interruzioni sono solo alcune delle molte che possono interrompere il flusso di lavoro. Qualsiasi lavoro o processo proceder? meglio e ulteriormente con un ragionevole lasso di tempo dedicato ad esso piuttosto che cercare di farlo a piccoli incrementi. Mettere da parte anche 20 o 30 minuti da dedicare a una singola attivit? o processo ti aiuter? a fare passi da gigante per aumentare la produttivit? e migliorare il flusso di lavoro. Concentrarsi su un compito particolare per un periodo di tempo relativamente breve ma ininterrotto pu? essere uno dei metodi migliori per aiutarti a migliorare il flusso di lavoro.
Per procedure pi? complicate e organizzazioni pi? grandi, richiede un approccio pi? sistematico per migliorare il flusso di lavoro. Questi processi comportano la suddivisione del flusso di lavoro in passaggi piccoli e limitati e l’analisi delle attivit? coinvolte in ciascun passaggio. I due principi pi? importanti che possono quindi essere assegnati a ciascun passaggio sono responsabilit? e automazione. Una singola persona o entit? deve essere completamente responsabile del raggiungimento di ogni passaggio, eliminando il puntamento del dito e la procrastinazione.
La parte successiva chiede se un passaggio pu? essere automatizzato. Qualsiasi parte del processo che pu? essere completamente automatizzata, eliminando il personale dall’equazione, rappresenta un passo importante verso il miglioramento del flusso di lavoro. Dopo aver analizzato ogni passaggio, ? stata assegnata la responsabilit? e, ove possibile, il lavoro ? stato automatizzato, l’intero processo del flusso di lavoro sar? notevolmente migliorato.
I passaggi per migliorare il flusso di lavoro coinvolgono principalmente il buon senso e le tecniche di gestione tradizionali. La sfida ? quella di suddividere il flusso di lavoro in passaggi gestibili e quindi migliorare ciascuno dei passaggi coinvolti. In questo modo ? possibile eliminare gli sprechi, massimizzare il tempo e la produttivit? e migliorare il flusso di lavoro.