Conosciuto anche come e-office, un ufficio elettronico è un termine che si riferisce a qualsiasi ambiente di ufficio che fa un uso significativo della tecnologia informatica per operare. Il termine fu coniato per la prima volta a metà del 20 ° secolo e iniziò a diventare di uso comune durante il decennio degli anni ’80, quando un numero maggiore di ambienti di ufficio rinunciava a metodi manuali e iniziava a fare più affidamento su una combinazione di computer desktop, mainframe e server per gestire una serie di attività legate al lavoro. Oggi, un ufficio elettronico è più comunemente equiparato all’ufficio virtuale, che prevede l’uso della tecnologia wireless per consentire alle persone di lavorare praticamente ovunque con il giusto tipo di laptop o notebook e una connessione wireless affidabile.
Uno dei principali vantaggi di un ufficio elettronico è la capacità di fare meno affidamento su documenti cartacei per gestire diverse attività aziendali. Ad esempio, un professionista della contabilità o della fatturazione sarebbe in grado di ridurre significativamente l’uso dei tradizionali libri contabili cartacei utilizzando il software di contabilità per fatturare gli ordini, creare fatture e persino registrare i pagamenti ricevuti sulle fatture in sospeso. Allo stesso modo, un venditore può trarre vantaggio dall’uso di un ufficio elettronico utilizzando un database di vendita anziché conservare i file cartacei su ogni cliente e potenziale cliente. Anche molti compiti di segreteria come la scrittura di lettere o la preparazione di presentazioni ora possono essere svolti elettronicamente, riducendo ulteriormente il consumo di carta e rendendo più semplice l’organizzazione dei dati e il recupero.
Oltre a ridurre il consumo di carta associato all’esecuzione di varie attività, un ambiente di ufficio elettronico offre anche un livello di sicurezza più elevato. Gli utenti possono proteggere con password vari documenti, limitare l’accesso ai database con passcode e persino bloccare l’accesso ai file inseriti in una soluzione di archiviazione remota dei dati crittografando l’accesso in qualche modo. Sebbene non infallibile, questo livello di sicurezza è generalmente considerato un miglioramento rispetto all’uso di casellari, cassette di sicurezza e caveau bloccati che erano comunemente impiegati prima dell’avvento del computer desktop.
Mentre l’ufficio elettronico non ha eliminato l’uso della carta in un ambiente aziendale, l’uso responsabile di programmi software e reti aziendali riduce notevolmente la necessità di conservare documenti cartacei. Poiché i documenti possono essere stampati quando e, se necessario, lo spazio necessario per creare un ufficio elettronico è notevolmente ridotto, un vantaggio che è particolarmente importante quando lo spazio è limitato. In alcuni settori, l’utilizzo dell’ufficio virtuale ha permesso di consentire ai dipendenti di lavorare in remoto piuttosto che in una posizione centrale, un vantaggio che può ridurre notevolmente i costi operativi.