Conosciuto anche come e-office, un ufficio elettronico ? un termine che si riferisce a qualsiasi ambiente di ufficio che fa un uso significativo della tecnologia informatica per operare. Il termine fu coniato per la prima volta a met? del 20 ? secolo e inizi? a diventare di uso comune durante il decennio degli anni ’80, quando un numero maggiore di ambienti di ufficio rinunciava a metodi manuali e iniziava a fare pi? affidamento su una combinazione di computer desktop, mainframe e server per gestire una serie di attivit? legate al lavoro. Oggi, un ufficio elettronico ? pi? comunemente equiparato all’ufficio virtuale, che prevede l’uso della tecnologia wireless per consentire alle persone di lavorare praticamente ovunque con il giusto tipo di laptop o notebook e una connessione wireless affidabile.
Uno dei principali vantaggi di un ufficio elettronico ? la capacit? di fare meno affidamento su documenti cartacei per gestire diverse attivit? aziendali. Ad esempio, un professionista della contabilit? o della fatturazione sarebbe in grado di ridurre significativamente l’uso dei tradizionali libri contabili cartacei utilizzando il software di contabilit? per fatturare gli ordini, creare fatture e persino registrare i pagamenti ricevuti sulle fatture in sospeso. Allo stesso modo, un venditore pu? trarre vantaggio dall’uso di un ufficio elettronico utilizzando un database di vendita anzich? conservare i file cartacei su ogni cliente e potenziale cliente. Anche molti compiti di segreteria come la scrittura di lettere o la preparazione di presentazioni ora possono essere svolti elettronicamente, riducendo ulteriormente il consumo di carta e rendendo pi? semplice l’organizzazione dei dati e il recupero.
Oltre a ridurre il consumo di carta associato all’esecuzione di varie attivit?, un ambiente di ufficio elettronico offre anche un livello di sicurezza pi? elevato. Gli utenti possono proteggere con password vari documenti, limitare l’accesso ai database con passcode e persino bloccare l’accesso ai file inseriti in una soluzione di archiviazione remota dei dati crittografando l’accesso in qualche modo. Sebbene non infallibile, questo livello di sicurezza ? generalmente considerato un miglioramento rispetto all’uso di casellari, cassette di sicurezza e caveau bloccati che erano comunemente impiegati prima dell’avvento del computer desktop.
Mentre l’ufficio elettronico non ha eliminato l’uso della carta in un ambiente aziendale, l’uso responsabile di programmi software e reti aziendali riduce notevolmente la necessit? di conservare documenti cartacei. Poich? i documenti possono essere stampati quando e, se necessario, lo spazio necessario per creare un ufficio elettronico ? notevolmente ridotto, un vantaggio che ? particolarmente importante quando lo spazio ? limitato. In alcuni settori, l’utilizzo dell’ufficio virtuale ha permesso di consentire ai dipendenti di lavorare in remoto piuttosto che in una posizione centrale, un vantaggio che pu? ridurre notevolmente i costi operativi.