Scegliere il miglior sistema di gestione delle attività può essere piuttosto complicato, soprattutto perché ogni sistema è su misura per soddisfare esigenze diverse. Per scegliere il sistema migliore, devi prima identificare quali sono le esigenze che desideri per soddisfare e sviluppare un budget. Tieni presente che molte persone provano diversi sistemi prima di trovare quello che preferiscono. Se più persone utilizzeranno il sistema di gestione delle attività, assicurarsi che abbia potenziate capacità di comunicazione. Il miglior sistema può anche aiutarti a stabilire le priorità delle tue attività e, se necessario, integrerà la pianificazione delle risorse aziendali (ERP) e la gestione delle relazioni con i clienti (CRM) su una piattaforma.
Diversi sistemi di gestione delle attività soddisfano esigenze diverse e sono disponibili a prezzi diversi. Alcuni hanno funzionalità di imaging di testo e file, applicazioni basate sul Web e / o la possibilità di stabilire le priorità delle attività. Altri hanno funzionalità di sicurezza, che consentono solo a determinati utenti di utilizzare determinate funzioni. Con così tante diverse funzionalità, è importante identificare quali funzioni sono necessarie per poter scegliere il sistema più efficace. Scoprirai inoltre che lo sviluppo di un budget può aiutarti a restringere l’elenco dei sistemi disponibili tra cui scegliere.
Alcuni dei migliori sistemi di gestione delle attività disponibili hanno grandi capacità di collaborazione e comunicazione. Gli utenti di questi tipi di sistemi sono in grado di comunicare tra loro più facilmente e, se un gestore decide di farlo, può tenere traccia delle prestazioni degli utenti in tempo reale. È anche saggio scegliere un sistema che consenta una facile collaborazione per ridurre i malintesi tra gli utenti. Questo può aiutare a ridurre gli errori operativi di un’azienda e, in cambio, aumentare i livelli di profitto dell’organizzazione. Questi tipi di sistemi aiutano anche il flusso di lavoro tra le grandi organizzazioni a essere perfezionato e rimanere sotto controllo.
Se hai bisogno di un sistema in grado di dare la priorità alle attività per te, scegli un sistema di gestione delle attività che ha migliorato le capacità decisionali. Questo tipo di sistema ti chiederà di fornire informazioni sui vari aspetti di ogni attività, e quindi dare la priorità al tuo elenco di attività in base al tuo contributo. Molti utenti scoprono che l’uso di un sistema per stabilire le priorità delle attività fornisce un immediato miglioramento della loro efficacia nel completarle; questo aiuta non solo l’utente, ma anche il suo datore di lavoro, se il sistema viene utilizzato per completare le mansioni lavorative.
Un sistema di gestione delle attività in grado di integrare le tecnologie ERP e CRM può essere il tipo migliore da scegliere se sei responsabile della gestione delle relazioni con i clienti. Uno degli aspetti più utili di questo tipo di sistema è che può consolidare rapidamente i dati del client, il che consente un facile accesso. In genere sarà in grado di assegnare e monitorare le attività anche tramite una funzione di ticketing del lavoro; questo tipo di sistema solitamente consente ai rappresentanti telefonici di creare ticket per le richieste o le richieste di ciascun cliente e registrarle tramite interfacce basate sul Web.
L’ultimo tipo di sistema di gestione delle attività ti consentirà di utilizzare una serie di strumenti di gestione delle attività. Sebbene possa avere un prezzo elevato, ti consentirà di creare programmi, collaborare con altri utenti, generare e dare priorità alle liste di cose da fare e altro ancora. Ti consentirà inoltre di esportare attività in diversi tipi di file, inclusi testo, documenti di Word e file HTML.