Un sistema di trascrizione viene utilizzato da molti professionisti per prendere appunti sul lavoro o sulla ricerca e la scelta del sistema giusto garantirà che le dettature siano facili da creare e utilizzare. I dispositivi controller vengono utilizzati insieme a un sistema di trascrizione, ma esistono molti controller diversi, come i pedali e i registratori portatili. I dettati tradizionali consentono solo audio o testo, ma i dettati digitali possono accettare allegati di file digitali. La maggior parte dei professionisti condivide dettati con altri professionisti, quindi la condivisione delle funzionalità può aiutare a semplificare questo processo. È comune commettere errori durante la dettatura, quindi un editor senza interruzioni aiuterà a risolvere questi problemi.
Per consentire agli utenti di avviare e interrompere un dettato, la maggior parte dei programmi di sistema di trascrizione offre un controller, ma ci sono molti controller diversi. I più comuni sono dispositivi portatili, pedali e cuffie. Gli utenti dovrebbero considerare le loro condizioni di lavoro e quale controller sarebbe il più sicuro e conveniente da usare. Ad esempio, i dispositivi portatili sono utili per gli utenti seduti a una scrivania, i pedali sono utili per gli utenti che spesso hanno sostanze in mano o che non hanno le mani libere e che le cuffie sono utili per gli utenti che si spostano.
Essere in grado di allegare un file a un dettato può essere utile per alcuni professionisti. A differenza della dettatura tradizionale, che offre solo audio o testo, ciò consente agli utenti di condividere immagini, documenti di testo e altri file che aiuteranno a spiegare o chiarire la dettatura. Allo stesso tempo, gli utenti che hanno solo bisogno di un sistema di trascrizione audio possono risparmiare un po ‘di denaro non usufruendo di questa funzione.
Tra molti professionisti, tra cui avvocati, medici e ricercatori, è comune condividere dettati con altre persone che lavorano allo stesso progetto. Se questo è un bisogno, gli utenti dovrebbero selezionare un sistema di trascrizione che consenta una facile condivisione. Funzionalità comuni che aiutano nella condivisione sono la capacità di inviare e-mail dettati e di essere in grado di caricare dettati su siti Web.
Mentre la maggior parte degli utenti cerca di evitarli, spesso si verificano errori durante la dettatura. Per evitare che questi errori interferiscano con la qualità del dettato, può essere utile una funzionalità di modifica senza interruzioni. Ciò consente agli utenti di correggere gli errori senza causare una notevole differenza nell’audio, facendo sembrare che non si siano verificati errori. Esistono sia strumenti di modifica che possono essere utilizzati al termine della dettatura sia strumenti di modifica al volo che consentono agli utenti di riavvolgere e modificare la dettatura. Gli strumenti di modifica sono in genere standard, ma alcuni programmi del sistema di trascrizione possono offrire solo versioni premium del sistema.