Quando cerchi la migliore piattaforma collaborativa, valuta le tue esigenze e le tue aspettative nei confronti del software. La maggior parte delle piattaforme collaborative offre funzionalità di comunicazione di base, archiviazione dei dati, condivisione di file, strumenti per la risoluzione dei problemi e strutture per conferenze. Dovrebbero essere presi in considerazione anche velocità, facilità d’uso, funzionalità extra e costi.
Le tre funzionalità di base e più importanti di qualsiasi piattaforma collaborativa sono: archiviazione centralizzata dei dati, strumenti di comunicazione e strumenti di risoluzione dei problemi. La memorizzazione centralizzata dei dati elimina la necessità per ciascun collaboratore di archiviare i dati sul proprio computer e aiuta i dati a rimanere coerenti e aggiornati. La condivisione di file dal vivo è un’altra utile funzionalità e consente ai collaboratori di condividere facilmente documenti o fogli di calcolo all’interno del gruppo.
Gli strumenti di comunicazione possono includere funzionalità come conferenze Web, riunioni di gruppo o private, protocollo Voice over Internet (VOIP), e-mail o sistemi di messaggistica istantanea. Il video in streaming live è molto efficace per conferenze o riunioni online e alcune piattaforme collaborative offrono la funzionalità di una lavagna virtuale per dimostrazioni. Potrebbe anche essere necessario escludere un collaboratore da una riunione e alcune piattaforme ti consentiranno di farlo.
Gli strumenti per la risoluzione dei problemi sono importanti quando si tratta di garantire che tutti i collaboratori risolvano i problemi in modo rapido e semplice. Alcune piattaforme dispongono di una sezione di aiuto integrata, a cui può accedere qualsiasi collaboratore del gruppo. Questa funzione aiuta a ridurre l’uso di professionisti o servizi esterni e può far risparmiare tempo e denaro.
Le piattaforme collaborative possono assumere varie forme e possono essere software installati su un computer locale o un’installazione eseguita da un server remoto. Alcune piattaforme sono basate su Internet e i collaboratori possono accedere alla piattaforma con un nome utente e una password. L’installazione o il tipo di piattaforma scelta può influire sulla velocità e sulle prestazioni della piattaforma. La velocità è una considerazione importante poiché ritardi o prestazioni lente possono creare problemi durante le conferenze Web o l’utilizzo di VOIP.
In alcuni casi potrebbe essere necessario che un professionista crei o configuri la piattaforma collaborativa per te. In questo caso è saggio vedere se il provider offre anche formazione per i membri del team utilizzando la piattaforma collaborativa, poiché ciò aiuterà il team a capire come funziona la piattaforma e garantirà una produttività ottimale sin dall’inizio. La maggior parte delle piattaforme sono abbastanza facili da usare, ma le caratteristiche e le funzioni differiscono notevolmente da una piattaforma all’altra, quindi i collaboratori potrebbero impiegare del tempo per comprendere appieno il sistema.
Un’ultima considerazione sarebbe se si preferisce utilizzare software open source o software proprietario. Se hai un budget limitato, il software open source è l’opzione migliore, poiché questi pacchetti possono essere gratuiti. La maggior parte di questi pacchetti offre le funzioni di base necessarie, ma se si richiedono funzionalità aggiuntive potrebbe essere nel proprio interesse scegliere un pacchetto software a pagamento.