Un piano di gestione dei costi elenca i dettagli delle spese previste per un progetto. Le aziende possono preparare questi piani anche per altre aree della loro azienda, a seconda del suo scopo. Per sviluppare un piano di gestione dei costi, il team di gestione dell’azienda identificherà le attività che producono costi, elencherà i materiali necessari per il progetto, svilupperà una tempistica per il progetto e indicherà le metriche utilizzate per misurare i costi e le eventuali variazioni risultanti. Altri elementi possono essere sul piano, a seconda delle dimensioni e della portata del progetto.
L’identificazione delle attività di costo è necessaria per garantire che l’azienda dettagli tutte le aree in cui prevede di sostenere le spese. Nei progetti in stile produzione, questi costi includono tipicamente i materiali e la manodopera necessari per produrre il bene. Tuttavia, i progetti basati sui servizi avranno un focus diverso; l’azienda deve identificare aree come il servizio clienti, la consegna, i servizi ausiliari o altre aree indirette che aggiungeranno costi al progetto.
I materiali di elenco sono necessari per un piano di gestione dei costi poiché la maggior parte delle aziende preparerà i budget con queste informazioni. Molti progetti basati sui costi vengono assunti in momenti specifici durante l’anno. Le aziende avranno un limite di budget per questi progetti e in genere ne accetteranno uno o più che soddisfino i limiti di costo elencati nel piano di gestione dei costi. L’azienda può anche adeguare il piano al fine di completare più progetti entro il budget stabilito.
Le aziende dovranno anche dettagliare come monitoreranno i costi associati al loro piano. Ciò può includere il monitoraggio del costo dei materiali e della manodopera utilizzati nel progetto indicando i costi effettivi. Gli elementi accessori possono richiedere tecniche di misurazione diverse. Ad esempio, se un’azienda prevede di utilizzare i lavoratori di un reparto separato nel nuovo progetto, può utilizzare una percentuale per calcolare il costo corrispondente. Il piano di gestione dei costi potrebbe indicare che il 25% del lavoro del reparto IT andrà contro il nuovo progetto.
Altri elementi da includere nel piano di gestione dei costi includono una sequenza temporale e un’analisi della varianza per il piano. La tempistica aiuta a evitare il superamento dei costi e a garantire che i progetti rimangano redditizi; in alcuni settori, come quello edilizio, sono necessarie scadenze per essere pagati. Questo processo aiuta a compensare i costi iniziali sostenuti nel piano di gestione del progetto.
Le misurazioni della varianza sono necessarie anche per determinare il motivo per cui un piano di gestione dei costi può avere un superamento dei costi. Le aziende possono quindi confrontare il piano con le spese effettive e determinare il motivo di eventuali differenze tra i due.
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