I dipartimenti di distribuzione sono dipartimenti incaricati di ricevere gli articoli ordinati dai fornitori e di indirizzarli verso la divisione o il reparto appropriato all’interno di un’azienda. L’idea è quella di creare una situazione in cui tutti i beni siano contabilizzati dal momento in cui vengono consegnati, fino al momento in cui vengono emessi a un’unità specifica all’interno dell’azienda. L’uso di un reparto di distribuzione semplifica la gestione dei costi e riduce il potenziale di spreco, oltre a ridurre al minimo la possibilità che la produzione venga ritardata a causa della spedizione di merci al reparto sbagliato al momento della consegna.
Le dimensioni e la portata di un reparto di distribuzione varieranno da un’impostazione aziendale all’altra. In generale, le merci in entrata sono accettate da un dipartimento ricevente, il che verifica che le merci ricevute siano dello stesso tipo e della stessa quantità che si riflettono sui documenti di accompagnamento. Da lì, le merci vengono collocate in un’area di deposito e le pratiche burocratiche vengono inoltrate al dipartimento di distribuzione. Lì, coloro che sono coinvolti nel processo di gestione della distribuzione prendono accordi per inoltrare le merci ricevute alle divisioni o dipartimenti appropriati all’interno dell’azienda. Una volta che la merce viene consegnata al reparto giusto, il personale di distribuzione registra la data e l’ora della consegna, che ha ricevuto la merce e quindi contrassegna la transazione come completa.
Fare uso di un reparto di distribuzione è utile in diversi modi. In primo luogo, il dipartimento aggiunge un altro livello di sicurezza, poiché lo stretto controllo di dove si trovano attualmente le merci ricevute nella pipeline dell’azienda aiuta a ridurre la possibilità di furto dei dipendenti. La quantità delle merci deve corrispondere a quanto indicato come ricevuto dal dipartimento ricevente e deve anche concordare con le quantità che vengono emesse o distribuite ai vari dipartimenti della struttura aziendale. Se esiste una sorta di scostamento, è possibile prendere delle misure per determinare dove si è verificato lo scostamento e quindi facilitare l’identificazione di chi potrebbe aver rubato la merce.
Di solito ci sono diversi lavori del dipartimento di distribuzione comuni a questo tipo di operazione. Insieme a un responsabile di reparto, uno o più operatori di distribuzione fanno comunemente parte del team di distribuzione. Gli operatori lavorano spesso con il dipartimento ricevente per verificare quantità e tipi di merci, assicurarsi che siano conservati nella posizione corretta mentre è in corso la distribuzione ad altre aree dell’azienda e preparare le pratiche burocratiche che autorizzano la rimozione della merce dallo stoccaggio e il loro trasporto a destinazione. Alcuni operatori possono concentrarsi maggiormente sull’effettiva movimentazione delle merci, mentre altri affrontano le fasi amministrative coinvolte nel processo di distribuzione.