Le funzioni esatte di un impiegato di ufficio generale variano notevolmente a seconda delle dimensioni e del tipo di azienda. In genere, tuttavia, molti impiegati rispondono al telefono e archiviano. Possono inoltre rispondere ai clienti via e-mail, telefono o lettera stampata. Fondamentalmente, gli impiegati generali completano molti compiti diversi per aiutare a facilitare le scartoffie o il lavoro al computer in un ambiente di ufficio. Molte persone con questo lavoro ricoprono posizioni di livello base.
Alcuni impiegati d’ufficio fanno commissioni che includono prendere il caffè per le riunioni. Potrebbero essere responsabili di tenere ben riforniti gli articoli per ufficio. Un impiegato dell’ufficio generale può inviare fax, fare fotocopie o inviare inviti aziendali ai clienti. A seconda delle esigenze del reparto, gli impiegati generali possono svolgere alcune attività di contabilità o immissione di dati. Alcuni impiegati preparano lettere o invii ai clienti.
I tipi di compiti che gli impiegati di ufficio generali possono cambiare stagionalmente o addirittura quotidianamente a seconda delle esigenze dell’azienda. Sebbene i lavori di clerking dell’ufficio generale tendano ad essere entry-level, ci sono alcune posizioni senior in cui gli impiegati possono scrivere report o svolgere attività di analisi aziendale. Gli impiegati generali di ogni livello devono essere in grado di lavorare bene con altre persone e di adattarsi facilmente alla cultura dell’ufficio. Lavorare con precisione è importante, quindi i file vengono collocati nel posto giusto. La compilazione di informazioni su molti compiti o progetti diversi è talvolta necessaria per un impiegato generale.
Le funzioni di un impiegato d’ufficio in una piccola impresa possono differire notevolmente da quelle di qualcuno con la stessa posizione in un ambiente aziendale. Ad esempio, nelle aziende molto piccole, un impiegato generale può eseguire più commissioni come spedire lettere, ritirare la posta e aprirla. Questo tipo di impiegato ha anche maggiori probabilità di essere responsabile delle stesse attività ogni giorno, come rispondere al telefono e attendere i clienti. Gli impiegati delle poste e delle farmacie devono spesso ricevere una formazione sul prodotto.
La correzione di bozze è un’attività che un impiegato generale può svolgere in alcuni uffici perché può essere utile avere un’altra occhiata revisionata un documento importante o una comunicazione con il cliente prima che venga inviata. In alcuni casi, un impiegato dell’ufficio generale può registrare i verbali delle riunioni, sebbene in genere i segretari o gli assistenti amministrativi lo facciano.