Un programmatore medico crea un programma per uno studio o una clinica medica, bilanciando le esigenze dei pazienti con gli operatori sanitari per adattarsi ai pazienti e adeguare il programma, se necessario, per far fronte alle emergenze e ad altri eventi. Gli schedulatori medici lavorano nel front office per interagire con i pazienti di persona e gestire anche le comunicazioni telefoniche ed e-mail per l’ufficio. Questo lavoro non ha requisiti speciali, ma di solito sono preferite le buone capacità di persone e l’alfabetizzazione informatica.
Quando un paziente contatta uno studio medico per un appuntamento, lo scheduler medico raccoglie alcune informazioni di base per determinare l’urgenza del problema e fare una stima del tempo necessario per l’appuntamento. Lo scheduler prende anche nota di tutte le procedure e le attrezzature che potrebbero essere necessarie, come una suite di raggi X o una raccolta di sangue. Con queste informazioni, lo scheduler può offrire al paziente alcuni orari di appuntamento appropriati e fissare l’appuntamento.
I programmatori medici possono inviare chiamate di promemoria, e-mail o carte per assicurarsi che i pazienti sappiano quando entrare. Gestiscono le cancellazioni, riprogrammando secondo necessità. Se un paziente si cancella con poco preavviso, lo scheduler medico può anche prendere nota che il paziente dovrebbe essere fatturato per l’appuntamento, se questo fa parte della politica della pratica. Nel caso in cui i programmi degli eventi inizino a rimanere indietro a causa di lunghi appuntamenti o problemi tecnici, è compito dello scheduler medico riportarli in pista, spostando gli appuntamenti e, se necessario, intraprendendo altri passi.
In alcune pratiche, un programmatore medico estrae anche documenti e moduli per prepararsi agli appuntamenti e può anche disporre forniture. In altri, questa è la responsabilità di infermieri e altri tecnici che preparano la clinica per la giornata. Lo scheduler è anche responsabile della disponibilità di personale adeguato e coordina i membri del personale per renderli consapevoli del programma giornaliero. Se un paziente ha bisogno di un prelievo di sangue, ad esempio, il programmatore medico si assicura che i tecnici abbiano questo nel loro programma in modo che siano pronti quando arriva il paziente.
Non è necessaria una formazione specifica per lavorare come programmatore medico, anche se può essere utile un breve corso di terminologia medica e pratiche commerciali. L’accoglienza precedente e l’esperienza di servizio pubblico sono spesso utili per i richiedenti e competenze come le capacità bilingui possono essere potenzialmente utili su un’applicazione. Lo scheduler medico gestisce informazioni riservate e potrebbe essere necessario passare un controllo dei precedenti o accettare di firmare documenti che indicano l’accettazione e la comprensione delle politiche sulla privacy dell’ufficio.