La funzione di un registrar aziendale dipende dal contesto in cui viene utilizzato il titolo. Esistono due normali applicazioni del titolo. Un registrar aziendale ? l’entit? governativa che autorizza le formazioni commerciali e regola le entit? autorizzate fino alla loro dissoluzione ufficiale. I registrar aziendali possono anche essere istituti finanziari assunti dalle societ? per mantenere un registro della propriet? delle sue azioni e obbligazioni in circolazione a fini di conservazione della documentazione e per impedire alla societ? di emettere pi? azioni autorizzate. In entrambi i casi, il registrar aziendale funziona principalmente come archivista di informazioni per tenere traccia dell’elenco di registrazione corrente.
In paesi con settori commerciali privati, come Stati Uniti, Regno Unito e Canada, il registrar aziendale ? l’agenzia governativa che autorizza le aziende a operare. ? il luogo in cui le societ? archiviano i loro statuti per lanciare ufficialmente la societ? e dove altri tipi di entit? archiviano i loro documenti di costituzione. Queste agenzie sono registrar perch? mantengono il registro pubblico delle entit? commerciali autorizzate all’interno di una giurisdizione. In genere, un membro del pubblico pu? contattare l’ufficio del registrar per determinare lo stato della registrazione aziendale di un’azienda.
I registrar governativi gestiscono anche gli obblighi annuali di deposito delle imprese e forniscono servizi amministrativi, ad esempio elaborando le modifiche alla registrazione di una societ?, fornendo copie di documenti e certificando lo stato di una societ?. Il registrar aziendale in questo contesto gestisce anche lo scioglimento delle societ? e colpisce l’autorit? di una societ? di fare affari nella giurisdizione dal registro quando chiude le sue porte. Negli Stati Uniti, ad esempio, ogni stato ha un registrar aziendale, che di solito ? il segretario di stato. I lavoratori della divisione aziendale dell’ufficio di segreteria svolgono una serie di compiti amministrativi che mantengono il registro pubblico delle entit? commerciali registrate.
L’altro uso comune del titolo del registrar aziendale ? la nomina di un istituto finanziario per conservare il registro dei titoli in circolazione di una societ?. Tecnicamente, una societ? pu? nominare chiunque mantenga questo record. In molte piccole societ?, ad esempio, al segretario del consiglio potrebbe essere assegnato questo compito e questo titolo. Per le grandi societ? con milioni di azioni in circolazione, tuttavia, l’unico approccio pratico ? che uno specialista mantenga il record di propriet?.
Gli istituti finanziari che fungono da registrar aziendali tengono traccia dei nomi e degli indirizzi degli attuali proprietari di azioni e obbligazioni. Ogni volta che una sicurezza cambia di mano, la modifica viene acquisita e registrata. Queste istituzioni lavorano a stretto contatto con broker e commercianti per raccogliere queste informazioni per la cronaca. Sebbene il record conservato dal registrar aziendale non determini la propriet?, consente alla societ? di inviare avvisi importanti ai proprietari come richiesto dalle autorit? di regolamentazione. L’istituto finanziario tiene inoltre traccia del numero totale di azioni in circolazione, pertanto la societ? non emette pi? azioni di quelle autorizzate.