Un segretario amministrativo di alto livello ? di solito assegnato a un dirigente o dipartimento e pu? essere responsabile di lavoratori di livello inferiore come receptionist o assistenti a tempo parziale. Questa posizione ? di solito un rapporto diretto del dipartimento o dell’individuo. Un segretario amministrativo dovr? essere un esperto di informatica, avere capacit? organizzative e di personale ed essere in grado di gestire le riunioni, la ricerca e l’organizzazione del viaggio. La posizione di solito richiede una retribuzione pi? elevata, specialmente se il lavoro ? specializzato.
Gli assistenti possono svolgere attivit? generali come rispondere al telefono dell’azienda, alla corrispondenza, all’archiviazione e alla gestione della posta, ma il segretario amministrativo di solito ? responsabile solo del dipartimento o dell’esecutivo supportato. Alcuni dipartimenti che utilizzano assistenti specializzati includono risorse umane, contabilit? e legali. Il segretario pu? fungere da collegamento tra il dipartimento o il dirigente e il resto dell’ufficio e pu? anche trattare direttamente con i clienti.
I requisiti per una posizione di segreteria amministrativa includono la capacit? di utilizzare tutta la tecnologia dell’ufficio, come computer con vari software e talvolta un dispositivo di dettatura. Molte aziende oggi cercano candidati in possesso di titoli di studio, ma ? possibile prendere in considerazione un’esperienza pregressa a meno che il lavoro non sia altamente specializzato. I segretari legali, ad esempio, avranno bisogno di una formazione specifica per lavorare con i documenti giudiziari. I segretari medici devono conoscere fatturazione e codifica insieme alla terminologia medica.
Ai segretari amministrativi verr? spesso chiesto di organizzare riunioni e teleconferenze tra il capo, altri dirigenti e clienti e pianificare eventi per l’ufficio o i visitatori. L’abilit? nel trovare informazioni online e nel mantenere i contatti con i fornitori ? utile, cos? come l’esperienza nell’organizzazione di viaggi. Nelle risorse umane e nella contabilit?, la capacit? di mantenere la riservatezza ? importante quando si tratta di registri di dipendenti privati ??e informazioni finanziarie.
Il titolare di questa posizione pu? essere invitato a fornire assistenza nella formazione e nella supervisione dei dipendenti di livello inferiore. Con le aziende che uniscono sempre pi? le responsabilit?, un segretario amministrativo pu? acquisire esperienza di gestione nel cronometraggio, nella programmazione e nella delega. Ci? contribuir? ad andare avanti all’interno di un’azienda in una posizione nell’amministrazione o nella gestione dell’ufficio. I candidati per un lavoro di amministratore di ufficio avranno bisogno di eccellenti capacit? di persone, nonch? di conoscenza delle politiche aziendali e delle misure disciplinari.
Per coloro che cercano una carriera come segretaria amministrativa, i corsi di affari in un college o universit? della comunit? possono fornire istruzioni in programmi per computer, matematica, tenuta dei registri e comunicazioni. La certificazione professionale ? disponibile per gli assistenti generali e per coloro che desiderano entrare nel campo legale e medico. In molti casi, una laurea o un certificato pu? determinare un salario pi? elevato. I programmi di contabilit? e risorse umane andranno a beneficio di chi cerca lavoro interessato a quelle aree di lavoro amministrativo.