Uno specialista degli acquisti è un individuo assegnato a gestire tutti i processi e le decisioni di acquisto per un’azienda, mentre aderisce a un budget assegnato. Gli individui in questa posizione devono anche tenere traccia di tutti i record e i dati relativi agli acquisti dell’azienda e alle offerte presentate ai fornitori. Sono inoltre incaricati di comunicare queste informazioni ai membri del personale appropriati su base regolare. I doveri di questa posizione comportano l’acquisto di articoli e attrezzature legati al business, nonché la negoziazione con vari fornitori per garantire che venga ricevuto un prezzo equo per beni e servizi. La maggior parte dei lavori in questo campo autorizza anche quella persona a fare offerte per beni e servizi per conto di un’azienda.
Compiti specifici per gli acquisti specifici varieranno in base al fatto che ogni azienda ha le proprie operazioni interne. La maggior parte dei requisiti degli specialisti degli acquisti, tuttavia, implica una tenuta dei registri molto rigorosa. I record possono essere conservati in file cartacei, mantenuti in un database di computer o entrambi. Pertanto, gli specialisti devono a volte collaborare con software specifici per garantire che i record siano accurati e aggiornati. Tra i tipi di documenti più basilari che uno specialista deve conservare sono le fatture, gli ordini di acquisto e i contratti di offerta.
Durante gli acquisti e mantenendo registri accurati, uno specialista deve anche preparare rapporti per il personale chiave all’interno di un’organizzazione. Le comunicazioni regolari con i venditori, così come con altri reparti e dipendenti dell’azienda, sono anche incluse in una tipica descrizione del lavoro per questa posizione. Le persone impiegate in tali posizioni devono anche fare attenzione a non superare i limiti di budget stabiliti e devono garantire che tutte le procedure di acquisto siano rispettate.
In molte aziende, uno specialista degli acquisti lavora all’interno di un dipartimento finanziario o lavora a stretto contatto con il personale di quel dipartimento. Pertanto, è importante che entrambi collaborino per garantire che le fatture e le richieste di acquisto vengano elaborate in modo tempestivo. Uno specialista lavora anche a stretto contatto con il personale finanziario per assicurarsi che i budget consentano l’acquisto di articoli e servizi richiesti.
Mantenere contatti regolari con i fornitori è anche un aspetto importante della descrizione del lavoro di uno specialista. Quando sorgono problemi di pagamento, uno specialista deve collaborare con un fornitore per risolvere tali problemi. Inoltre, uno specialista deve tenere traccia di tutti gli ordini, consegne e inventario. A seconda delle dimensioni dell’azienda impiegata da uno specialista, tale responsabilità comporta spesso la costruzione di una relazione con più fornitori.
Alcuni lavori di acquisto specializzati assegnano anche specialisti per tenere traccia della manutenzione delle apparecchiature per ufficio. Il mantenimento delle registrazioni delle garanzie e degli accordi di servizio è talvolta previsto per una persona in questa posizione. Quando è necessario sostituire forniture e attrezzature per ufficio, uno specialista degli acquisti è generalmente la persona che valuta e effettua tali ordini.