I controlli interni sono una pratica che esiste da centinaia di anni, principalmente relativa al modo in cui le organizzazioni gestiscono e proteggono le proprie operazioni o informazioni interne. Una pratica comune di questi controlli consiste nel verificare le informazioni finanziarie di un’azienda e creare un sistema di processi o attività per vietare le frodi e l’appropriazione indebita. I proprietari e i manager delle aziende sono generalmente responsabili della creazione e dell’implementazione dei controlli interni. Le organizzazioni più grandi e le società a partecipazione pubblica avranno più spesso controlli rispetto ad altre società.
Molte volte, i controlli interni rientrano in uno dei due gruppi: obiettivo o attività. Ciascun gruppo descrive i controlli che sono di natura simile e tentano di proteggere le informazioni finanziarie seguendo pratiche specifiche. La categorizzazione oggettiva dei controlli include i principi che determinano l’esistenza, l’occorrenza, la completezza, la valutazione e la presentazione o divulgazione delle informazioni finanziarie. Questi controlli si concentrano sull’aspetto contabile dei dati finanziari. Le regole e i metodi contabili nazionali detteranno il modo in cui le società registrano le singole transazioni finanziarie in modo che le persone possano avere un’idea chiara delle prestazioni finanziarie della società.
I controlli delle attività regoleranno la separazione dei compiti, la conservazione dei registri da parte dei reparti, la supervisione delle operazioni, l’autorizzazione delle attività dei dipendenti, la sicurezza dei documenti finanziari e delle informazioni sui clienti, le garanzie fisiche e l’approvazione della direzione del lavoro completato. Questi controlli si prestano alla revisione osservativa da parte di proprietari, direttori, manager e supervisori. Inoltre, questi controlli potrebbero necessitare di aggiustamenti man mano che l’azienda cresce e si espande. Più sedi o informazioni porteranno a un aumento delle pratiche burocratiche e dell’attività contabile, il che a sua volta significa più controlli.
Le società a partecipazione pubblica sono utenti comuni di ampi controlli interni a causa della regolamentazione del governo. Tali regolamenti garantiscono che le società pubbliche presentino informazioni accurate e trasparenti agli azionisti, che sono i principali proprietari delle società a partecipazione pubblica. I governi possono anche adeguare frequentemente i regolamenti per adottare misure correttive da errori di controllo passati.
Gli audit aiutano le aziende a determinare l’efficacia e l’efficienza dei propri controlli interni. Gli audit, generalmente condotti da società di revisione contabile, forniranno un parere di terzi sui controlli finanziari e operativi di un’azienda. I revisori si assicureranno che l’azienda sia conforme agli standard esterni, che i dipendenti non stiano sovvertendo i controlli e che i manager oi supervisori abbiano una presenza attiva nelle operazioni dell’azienda.
Le aziende possono anche scoprire attraverso gli audit che i loro controlli sono troppo restrittivi per le operazioni aziendali. I controlli possono ostacolare gravemente il modo in cui un dipendente completa un’attività richiedendo l’approvazione della direzione o un secondo dipendente che deve completare una parte dell’attività. Questi problemi ridurranno la produttività aumentando i tempi di inattività dei dipendenti, costringendo essenzialmente l’azienda a pagare per l’inattività di un dipendente.
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