La tecnologia è estremamente vantaggiosa per le aziende che hanno bisogno di utilizzare e seguire i principi contabili generalmente accettati (GAAP) negli affari. Il software GAAP rappresenta tipi specifici di tecnologia che un’azienda può utilizzare per registrare elettronicamente informazioni finanziarie. La scelta del miglior software GAAP può comportare elementi quali costo, utilizzo e disponibilità per aggiornamenti futuri. L’uso della tecnologia nell’ambiente aziendale odierno consente sia alle piccole che alle grandi aziende di utilizzare software di contabilità. In alcuni casi, una società di contabilità pubblica può essere utile per decidere quale software è il migliore per l’azienda.
Sebbene i costi della tecnologia possano continuare a diminuire per determinati software o hardware con il miglioramento della tecnologia, il software GAAP a volte può essere proibitivo. Ad esempio, le piccole aziende di solito non dispongono delle risorse necessarie per implementare completamente un pacchetto software di contabilità. Quando il costo diventa un problema, un’azienda può decidere di scegliere un software GAAP che inizia in piccolo e quindi aggiungere altri pezzi al pacchetto iniziale. Ad esempio, una piccola impresa può iniziare con uno o due moduli software di contabilità a basso costo e poi acquistarne altri man mano che l’azienda cresce. Le aziende più grandi possono anche utilizzare la tecnologia software in modo simile, iniziando in piccolo e ottenendo più pezzi se necessario.
L’uso del software GAAP può anche influenzare la scelta della tecnologia nelle attività commerciali di un’azienda. In alcuni casi, potrebbe essere consigliato software GAAP da società di contabilità pubblica o dal Financial Accounting Standards Board (FASB), l’organizzazione responsabile della creazione di GAAP. Queste raccomandazioni sono più importanti per le aziende che lavorano in settori tecnici che dispongono di processi contabili specifici per le informazioni aziendali. Ad esempio, un’azienda potrebbe dover utilizzare lo stesso software di contabilità della sua società di contabilità pubblica, quindi il trasferimento delle informazioni è più semplice rispetto all’utilizzo di un sistema software diverso. L’uso di un sistema software di marca può essere migliore se l’azienda che fornisce la tecnologia ha un vantaggio competitivo sul mercato.
GAAP raramente rimane lo stesso a lungo termine; FASB apporta costantemente adeguamenti per migliorare la rendicontazione finanziaria delle società. Pertanto, anche il software GAAP utilizzato da un’azienda deve essere in grado di rimanere aggiornato per le modifiche ai principi contabili. L’azienda tecnologica dietro il software deve avere la capacità di aggiornare il software per nuovi principi contabili senza spegnere l’intero sistema. In alcuni casi, aggiornare ogni modulo in momenti diversi potrebbe essere effettivamente l’opzione migliore qui. Ciò può aiutare a evitare costosi aggiornamenti che possono creare situazioni difficili di continuità aziendale con il software di contabilità.
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