Quando un’azienda acquista beni o servizi, di solito avviene tramite un ordine di acquisto. Poiché un ordine di acquisto è un accordo legale tra un acquirente e un venditore, è importante che le condizioni dell’ordine siano stabilite in modo chiaro e preciso al fine di prevenire eventuali disaccordi tra le due parti. Le condizioni comuni dell’ordine di acquisto includono il costo, la descrizione dei materiali, la data prevista e gli obblighi di trasporto.
Una delle condizioni più importanti dell’ordine di acquisto è il costo dell’articolo, che mostra quanto l’acquirente è disposto a pagare per i beni oi servizi. Se il destinatario dell’ordine di acquisto non può o non corrisponderà al costo dell’ordine di acquisto, dovrà indicarlo all’acquirente. Se il venditore procede con l’ordine, è obbligato a vendere il prodotto all’acquirente al prezzo indicato nell’ordine di acquisto.
Un buon ordine di acquisto ha una descrizione dei materiali che non lascia dubbi. L’emittente di un ordine di acquisto dovrebbe essere il più specifico possibile per evitare qualsiasi confusione successiva. I beni oi servizi previsti devono essere descritti con il maggior numero di dettagli possibile all’interno del corpo dell’ordine di acquisto.
Il tempo di consegna è un’altra delle condizioni dell’ordine di acquisto. I grandi produttori, o anche i piccoli produttori con inventario just-in-time, richiedono spesso tempi di consegna lunghi per elaborare un ordine. Se un venditore non può rispettare un termine specificato, deve indicarlo all’acquirente e non accettare l’ordine a meno che il termine di scadenza non sia negoziabile.
Il trasporto a bordo (FOB) è una condizione popolare degli ordini di acquisto. Indica chi si assume la responsabilità del costo del trasporto e da quale località. Se un acquirente di New York acquista un camion carico di tappeti da San Francisco, i termini potrebbero essere “FOB New York City”, il che significa che il venditore deve pagare il trasporto per arrivare a New York City. Se i termini sono “FOB San Francisco”, significa che l’acquirente è responsabile del costo del transito. I termini di trasporto sono particolarmente complicati quando si tratta di spedizioni internazionali e sia l’acquirente che il venditore devono essere chiari su chi sta pagando i dazi doganali e le tasse, nonché per l’effettivo transito delle merci.
I termini di pagamento standard negli Stati Uniti sono “Net 30”, il che significa che una fattura deve essere pagata entro 30 giorni. Altri termini standard sono “Net 15”, “Net 60”, “Net 90” o “Dovuto alla ricezione”. Se un ordine di acquisto viene pagato con carta di credito, di solito non è necessario indicare i termini di pagamento, ma dovrebbero essere chiariti quando la carta di credito viene elaborata per l’ordine.
Le condizioni dell’ordine di acquisto sono negoziabili per la maggior parte del tempo. Con un po ‘di dare e avere da parte sia dell’acquirente che del venditore, i termini di un ordine possono essere modificati per placare entrambe le parti. Alcune condizioni dell’ordine di acquisto non sono negoziabili e l’acquirente o il venditore dovrebbero indicarlo all’inizio della negoziazione.