C’è spesso poca variazione tra i termini dell’ordine di acquisto in molti settori diversi. I termini sono solitamente gli stessi, ma sono spesso personalizzati per il settore e tra le parti. I termini chiave spesso iniziano con il prezzo, i termini di pagamento e la consegna. Successivamente, vengono affrontati beni e servizi, imballaggio e ispezione. Infine, i ritardi giustificabili, il rischio di perdita e le garanzie sono alcuni dei termini standard dell’ordine di acquisto che si trovano nelle restanti clausole del contratto. L’acquirente e il venditore firmano un ordine di acquisto, che codifica i termini e costituisce la base di un contratto.
I termini e le condizioni dell’ordine di acquisto spesso indicano il prezzo e i termini di pagamento all’inizio del documento. Alcuni termini relativi ai prezzi indicheranno la valuta di pagamento che il venditore può aspettarsi. Può anche ordinare al venditore di inviare una fattura per ricevere il pagamento, spesso entro 30 giorni dalla consegna. I termini di consegna dovrebbero includere il luogo di consegna e la data o il numero di giorni in cui i beni e i servizi dovrebbero essere consegnati dopo che il venditore ha firmato l’ordine di acquisto.
Per evitare confusione e definire chiaramente le aspettative, beni e servizi sono spesso uno dei termini standard dell’ordine di acquisto. Questa è una descrizione di base degli oggetti tangibili o del lavoro che il venditore accetta di consegnare. I termini di imballaggio sono spesso inclusi per garantire che la merce non venga danneggiata durante il trasporto. L’ispezione è il mezzo con cui l’acquirente può garantire che la merce non sia stata danneggiata e l’acquirente può generalmente accettare o rifiutare la merce consegnata entro un lasso di tempo ragionevole.
Un problema importante in relazione ai termini e alle condizioni dell’ordine di acquisto riguarda il rischio di perdita. Il venditore o l’acquirente deve essere finanziariamente responsabile per danni o difetti dei beni e dei servizi fino alla consegna, ed è spesso il venditore che si assume il rischio di perdita. Alcune circostanze sfuggono al controllo di entrambe le parti, come un disastro naturale, che spesso ritarda la consegna di beni o servizi. In base al termine di ritardo scusabile, l’acquirente ha il diritto di recedere dal contratto o prorogare la data di consegna. Il venditore deve spesso firmare garanzie come parte dei termini dell’ordine di acquisto, che attestano la proprietà dei beni e dei servizi forniti e che sono privi di difetti e idonei all’uso.
Le disposizioni di risoluzione di un ordine di acquisto di solito favoriscono l’acquirente. Ad esempio, un termine di un ordine di acquisto può concedere all’acquirente il diritto di annullare l’ordine prima della spedizione o della consegna. È importante rivedere attentamente tutti i termini di un ordine di acquisto, perché possono favorire solo una delle parti fino a quando non vengono negoziati termini più equi.