Le registrazioni contabili sono documenti e materiali di supporto utilizzati da persone fisiche e società nella preparazione di bilanci, documenti fiscali e così via. Per legge, le società sono tenute a conservare tali registrazioni per un determinato periodo di tempo, spesso sette anni, per renderle disponibili per l’ispezione e la revisione. Le società quotate in borsa possono essere soggette a ispezioni casuali da parte di agenzie di regolamentazione e tali ispezioni includono una revisione dei documenti contabili per verificarne l’accuratezza e la completezza.
Questi record possono essere elettronici, cartacei o un mix di entrambi. Includono tutta la documentazione relativa alle transazioni finanziarie, dai registri delle buste paga alle stampe di fine giornata dei registratori di cassa. Nelle scritture contabili sono inclusi anche i rendiconti delle banche, insieme ad analoghi rendiconti relativi agli investimenti. Anche i libri contabili sono considerati registrazioni contabili. In sostanza, se contiene un record relativo all’attività finanziaria di un’azienda, è un record contabile.
Le aziende sono tenute a mantenere questa documentazione in buone condizioni. I contabili e il personale di supporto in genere supervisionano la conservazione di tali registri e utilizzano i documenti nella preparazione di cose come dichiarazioni per gli investitori e dichiarazioni fiscali. Se i registri non sono completi, i rendiconti finanziari realizzati dalla società saranno imprecisi e ciò può essere motivo di sanzioni legali e finanziarie.
Le procedure note come principi contabili generalmente accettati (GAAP) devono essere seguite durante la conservazione, la gestione e l’utilizzo delle registrazioni contabili. Queste procedure standardizzano le attività contabili di base per garantire che vengano eseguite in modo uniforme da tutti i contabili ovunque, eliminando la possibilità di utilizzare la cosiddetta “contabilità creativa” per nascondere perdite e altrimenti travisare i fatti finanziari a vantaggio personale.
Quando viene ordinato un audit, tutte le registrazioni contabili sono richieste per la revisione. I revisori esamineranno il materiale e prenderanno nota di qualsiasi materiale mancante, registrazioni confuse o registrazioni mantenute in modo improprio. Tutte queste informazioni vengono valutate durante l’elaborazione di un parere di audit. Le autorità di regolamentazione interessate alle pratiche finanziarie possono esaminare i risultati degli audit per raccogliere informazioni. Queste informazioni possono essere utilizzate per perseguire le società sospettate di pratiche contabili fraudolente o per scagionare le società che devono affrontare tali accuse.
Di solito si consiglia alle persone di conservare i documenti contabili, in quanto possono essere verificati dalle autorità fiscali. Se le persone non hanno i documenti per sostenere i reclami fatti sulle loro tasse, possono essere soggette a sanzioni. Per lo meno, la loro responsabilità fiscale può essere modificata, costringendoli a pagare di più in tasse. Se i loro registri sembrano essere fraudolenti, piuttosto che semplicemente tenuti in modo approssimativo, possono affrontare sanzioni legali.
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