Le transazioni contabili vengono utilizzate per tenere traccia delle attività, delle passività e del patrimonio netto di una società. La maggior parte delle aziende registra le transazioni contabili in una contabilità generale che riflette debiti e crediti. I documenti finanziari, come lo stato patrimoniale, il conto economico e il rendiconto finanziario si basano sulle transazioni registrate nella contabilità generale. I tipi fondamentali di transazioni che potrebbero verificarsi influiranno sulla liquidità, sui crediti e sui debiti di una società.
Quando vengono effettuate operazioni contabili, le voci di addebito aumentano le attività o diminuiscono le passività. Gli accrediti sui conti di contabilità generale riducono le attività o aumentano le passività. In termini di patrimonio netto, i debiti diminuiscono le azioni ordinarie e gli utili non distribuiti, mentre i crediti li aumentano. I ricavi sono incrementati delle partite in accredito e le spese sono incrementate degli addebiti.
In ogni momento, le attività devono essere uguali alle passività più il patrimonio netto. Pertanto, qualsiasi operazione contabile effettuata dovrebbe avere un effetto uguale e opposto su entrambi i lati dell’equazione. Ad esempio, quando una società emette azioni ordinarie, dovrebbero verificarsi due voci separate. Il primo sarebbe un aumento in contanti per il valore del pagamento ricevuto e il secondo sarebbe un aumento delle azioni ordinarie per riflettere il nuovo importo monetario delle azioni in circolazione.
Allo stesso modo, quando una società riceve il pagamento di servizi non ancora resi, verranno effettuate due operazioni contabili. Uno sarà fatto per aumentare la liquidità. Un altro aumenterà la quantità di entrate non guadagnate. Questa classificazione dell’account è considerata una passività poiché la società deve ancora eseguire i servizi.
I pagamenti delle spese tendono a dare come risultato due transazioni che riducono sia le attività che il patrimonio netto. Ad esempio, quando un’azienda paga l’affitto, effettuerà una transazione per ridurre i contanti per l’importo della spesa. Si procederà ad una corrispondente contabilizzazione in diminuzione del patrimonio netto di pari importo.
Le transazioni tipiche contro debiti potrebbero comportare l’acquisto di forniture per ufficio a credito. Ciò si tradurrà in una voce per aumentare le forniture dell’importo monetario acquistato. Poiché le forniture sono considerate un’attività, anche le passività dovranno essere aumentate. In questo scenario, i conti da pagare sarebbero aumentati dello stesso importo.
Nel caso in cui un’azienda effettui servizi e invii una fattura per il pagamento, i crediti verrebbero aumentati anziché contante. Ciò è dovuto al fatto che il pagamento non è stato ancora ricevuto, ma è ancora necessario addebitare un conto patrimoniale. La voce corrispondente sarebbe un incremento del patrimonio netto tra i ricavi da servizi.
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