A differenza del project management tradizionale, che si concentra solo su ogni singolo progetto di un’azienda, il project portfolio management (PPM) considera l’intero progetto di un’organizzazione. PPM è quindi l’analisi controllata e il coordinamento dei progetti di un’azienda. Con l’uso di strumenti, software e processi, il PPM spesso consente l’allocazione delle risorse e il sequenziamento ottimale dei progetti. Può anche analizzare i maggiori ritorni per un’azienda identificando quei progetti che sono più significativi. In definitiva, la gestione del portfolio di progetti può incorporare tutti gli obiettivi aziendali di un’organizzazione e ridurre l’incidenza di progetti che si sovrappongono o esauriscono le risorse.
Il Project Portfolio Management (PPM) è l’analisi e il controllo coordinati dei progetti di un’azienda. Sebbene considerato da molti professionisti aziendali rilevante per la tecnologia dell’informazione, il PPM può essere implementato con successo dalla maggior parte dei settori. Le aziende spesso intraprendono più progetti contemporaneamente che possono limitare risorse come denaro, tempo, persone e capacità. Un probabile obiettivo della gestione del progetto e del portafoglio è quello di allocare quelle risorse per aiutare l’azienda a ottenere il massimo profitto. Il PPM può anche aiutare i manager a determinare il mix e la sequenza ottimali dei progetti proposti considerando i fattori del mondo reale.
Quando le organizzazioni intraprendono progetti, spesso si impegnano a livelli di investimento sostanziali. La gestione del portafoglio di progetti è talvolta paragonata alla gestione del portafoglio in quanto entrambe richiedono la supervisione degli investimenti. La PPM spesso consente ai gestori di ottimizzare, bilanciare e mettere a punto continuamente i propri portafogli, ottenendo in tal modo rendimenti maggiori riducendo il rischio complessivo.
Strumenti, applicazioni software e processi specifici spesso forniscono le basi per la gestione del portfolio di progetti. Ad esempio, l’uso di alberi decisionali con nodi ramificati può dettagliare ogni potenziale progetto in relazione al budget di un singolo portfolio. È quindi probabile che i manager utilizzino tali informazioni per decidere quali progetti possono e non possono essere sostenuti. Un altro strumento può costruire una visione circolare centralizzata dei progetti in cui i progetti malsani, di scarso valore o duplicati vengono relegati all’esterno del cerchio. I membri del team di gestione del progetto possono quindi calcolare i ritorni sugli investimenti stimati per tutti i progetti e pubblicare un’istantanea delle prestazioni previste del portafoglio per valutare quali sono i progetti più significativi.
Le varie misurazioni e strategie offerte dal PPM possono aiutare i manager a raggiungere obiettivi aziendali specifici. Ad esempio, piuttosto che concentrarsi solo sul marketing e sullo sviluppo del progetto, i principi del PPM di solito incorporano ulteriori fattori cruciali come il finanziamento, la domanda dei clienti e il consumo delle risorse dell’azienda. Pertanto, la decisione di investire e i processi per procedere con un progetto possono riflettere il confronto dei benefici con i costi.
Un’altra chiara caratteristica del PPM è la sua capacità di valutare e dare priorità ai progetti. Ogni progetto selezionato da un’azienda deve spesso essere valutato in termini di valore aziendale e aderenza alla politica. Man mano che le capacità di sensibilizzazione aziendale di un’azienda si espandono, è probabile che anche il suo portafoglio crescerà. Pertanto, la gestione del portafoglio progetti spesso aiuta le aziende a rifiutare attività che consumano risorse e ad accettare progetti che hanno senso in termini di tempo e denaro.
Mentre la conoscenza della performance individuale di ogni progetto è importante, l’impatto di ogni progetto sul portfolio stesso è altrettanto importante. È quindi probabile che un project manager determini in che modo ciascun progetto contribuisce al raggiungimento complessivo del portfolio, se un progetto può indurre un impatto negativo sui progetti futuri e quali progetti nel portfolio dipendono da altri. Lavorare a questo livello potrebbe richiedere il riepilogo dei dati chiave per evitare il sovraccarico di informazioni. La gestione del portafoglio progetti può quindi fornire una sinossi delle prestazioni e dei progressi, nonché una misurazione delle stime rispetto ai costi effettivi.
I processi di gestione del portafoglio progetti sono spesso considerati preziosi durante i periodi di difficoltà economiche, ma alcune aziende implementano queste strategie come pratiche quotidiane. Senza PPM, un’organizzazione potrebbe sperimentare progetti sovrapposti o ridondanti, progetti che lavorano a scopi incrociati o quelli che non sono allineati con le strategie aziendali. È probabile che tali insidie si verifichino perché ogni progetto può avere un bell’aspetto sulla carta, ma i valori reali potrebbero non essere visibili fino a quando non vengono analizzati con strumenti orientati ai risultati.
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