L’inventario è la quantità totale di beni e / o materiali contenuti in un negozio o in una fabbrica in un dato momento. I proprietari dei negozi devono conoscere il numero preciso di articoli sui loro scaffali e aree di stoccaggio per effettuare ordini o controllare le perdite. I responsabili di fabbrica devono sapere quante unità dei loro prodotti sono disponibili per gli ordini dei clienti. I ristoranti devono ordinare più cibo in base alle loro attuali forniture e alle esigenze del menu. Tutte queste attività si basano su un numero di inventario per fornire risposte.
La parola “inventario” può riferirsi sia alla quantità totale di merci sia all’atto del conteggio. Molte aziende fanno un inventario delle loro forniture su base regolare per evitare di rimanere senza articoli popolari. Altri fanno un inventario per assicurarsi che il numero di articoli ordinati corrisponda al numero effettivo di articoli conteggiati fisicamente. Carenze o eccedenze dopo un inventario possono indicare un problema con il furto (chiamato “restringimento” nei circoli di vendita al dettaglio) o pratiche contabili inaccurate.
I ristoranti e le altre attività commerciali che effettuano frequenti inventari possono utilizzare un sistema “alla pari” basato sui risultati. L’inventario stesso può rivelare 10 mele, 12 arance e 8 banane sullo scaffale dei prodotti, per esempio. Il numero preferito di ogni articolo è elencato in un “foglio par”, un elenco principale di tutti gli articoli nel ristorante. Se la scheda tecnica richiede 20 mele, 15 arance e 10 banane, il gestore sa effettuare un ordine per 10 mele, 3 arance e 2 banane per raggiungere il numero di par. Lo stesso principio vale per qualsiasi altra attività di vendita al dettaglio con un numero di linee di prodotti diverse.
Le aziende inoltre effettuano un inventario ogni trimestre al fine di generare numeri per rapporti finanziari e registri fiscali. Idealmente, la maggior parte delle aziende desidera disporre di un inventario sufficiente per soddisfare gli ordini correnti. Avere troppi prodotti che languiscono in un magazzino può rendere un’azienda meno attraente per gli investitori e i potenziali clienti. Molto spesso un’azienda offrirà sconti significativi se i numeri di inventario sono alti e le vendite sono basse. Questo è comunemente visto nelle concessionarie di automobili nuove poiché i produttori rilasciano i modelli del prossimo anno prima che gli attuali veicoli sul lotto siano stati venduti. Le aziende di mobili possono anche offrire “vendite di riduzione delle scorte” al fine di liberare i loro showroom per nuovi prodotti.