Un ufficio servizi è qualsiasi tipo di azienda che offre servizi commerciali ai propri clienti, in cambio di un qualche tipo di indennizzo. Il termine è stato spesso usato per descrivere qualsiasi azienda che offre servizi di supporto tecnico a società di ogni dimensione, nonché a una sorta di istituto finanziario. In molti casi, il supporto offerto dagli uffici di assistenza consente alle aziende di esternalizzare le funzioni essenziali agli uffici, riducendo così i costi operativi del cliente.
Un esempio comune di un ufficio servizi è la banca locale. I clienti delle banche utilizzano i servizi offerti attraverso le banche per gestire le proprie finanze in modo più efficace. In cambio di servizi come prestiti, conti di investimento e persino servizi di conto corrente, l’ente addebita commissioni in base al programma fornito al cliente.
Un altro tipo comune di ufficio servizi è il supporto di sistemi informatici e di rete. Molte piccole imprese preferiscono affidare in outsourcing la cura e la manutenzione della propria rete interna e delle relative apparecchiature a un’azienda che offre una vasta gamma di servizi basati sulla tecnologia. In cambio della cura del sistema e di qualsiasi componente come i computer desktop e la gestione delle installazioni di software, l’ufficio spesso addebita una tariffa mensile standard. Un programma aggiuntivo di commissioni può essere applicato se il cliente richiede assistenza per progetti che non sono coperti nei termini dell’accordo mensile.
Sempre più spesso le aziende esternalizzano attività come l’elaborazione e la distribuzione delle buste paga ad un certo tipo di ufficio servizi. Con questa applicazione, l’ufficio conserva informazioni su ciascun dipendente, comprese le specifiche relative alla ritenuta alla fonte e ai depositi diretti. I dati vengono utilizzati per preparare i salari in base al programma fornito dal cliente. La maggior parte dei servizi di gestione stipendi inoltra anche i fondi trattenuti per le tasse alle agenzie fiscali competenti e gestisce il processo di deposito della retribuzione netta sul conto bancario designato di ciascun dipendente. Come con molti altri tipi di uffici di servizio, il servizio di gestione stipendi addebita una commissione fissa, di solito per ciascun libro paga elaborato, una cifra che è di solito molto inferiore rispetto all’impiego di personale per gestire le attività di gestione stipendi all’interno dell’azienda.
Oltre ai risparmi sui costi che possono essere realizzati utilizzando un ufficio servizi, le aziende più piccole hanno anche il vantaggio di poter proiettare l’immagine di un’operazione molto più grande. Questo può essere utile quando si tenta di proteggere i clienti, in quanto il modello consente all’azienda di fornire ai propri clienti lo stesso livello di supporto che un’azienda molto più grande potrebbe gestire. Se abbinato ai minori costi operativi, l’utilizzo di un ufficio di assistenza per un certo numero di esigenze quotidiane è una scelta che ha senso per molti diversi tipi di aziende.