Una bilancia per affrancatura è una bilancia estremamente sensibile progettata specificamente per pesare pezzi di posta per determinare la quantità di affrancatura da utilizzare. Molti uffici dispongono di una bilancia per affrancatura, che viene utilizzata per evitare pagamenti in eccesso di affrancatura e per rendere la spedizione in generale più efficiente. Molte aziende producono bilance per affrancatura che hanno anche capacità di misurazione, per l’uso in aziende di tutte le dimensioni.
Esistono due modelli di base per le bilance per affrancatura. Alcuni sono meccanici, il che significa che la posta viene posizionata su una piattaforma di pesatura e il peso viene riflesso con un ago, mentre altri sono digitali e visualizzano il peso della posta su uno schermo di facile lettura. Le bilance per affrancatura meccaniche sono spesso utilizzate dalle piccole imprese che non vogliono investire in una versione digitale più costosa. Tuttavia, l’uso di una bilancia meccanica comporta delle precauzioni, poiché le molle all’interno si allungheranno nel tempo, producendo alla fine letture errate. Inoltre, una bilancia per affrancatura meccanica di solito non dice all’utente quanto sarà l’affrancatura, ma solo quanto pesa la posta. L’utente deve confrontare il peso con un grafico dei prezzi postali pubblicati
Una bilancia digitale, d’altra parte, leggerà accuratamente per un periodo di tempo molto più lungo. Inoltre, una bilancia digitale per affrancatura è solitamente collegata a un database di prezzi di affrancatura, quindi dirà all’utente quanto pesa la posta e quanto dovrebbe essere l’affrancatura. Aggiornamenti elettronici periodici garantiscono la precisione della bilancia. In molti casi, una bilancia digitale per affrancatura mostra anche i prezzi di confronto, indicando quanto costerà la posta se inviata con metodi diversi.
Se abbinata a un misuratore di affrancatura, una bilancia per affrancatura stampa anche l’affrancatura necessaria direttamente sulla posta o su una piccola striscia adesiva. In genere, i soldi per l’affrancatura provengono da un conto che l’utente mantiene presso l’ufficio postale. L’utilizzo di una bilancia per affrancatura con un contatore consente a un’azienda di occuparsi di ogni fase del processo di spedizione in ufficio, piuttosto che obbligare l’azienda a inviare qualcuno all’ufficio postale per mettere le spese di spedizione sulla posta.
Per utilizzare una bilancia postale in modo efficace, un’azienda dovrebbe tenere a portata di mano un’ampia scorta di francobolli. Il motivo principale per utilizzare una bilancia è risparmiare denaro sulle spese di spedizione, quindi il personale dell’ufficio postale dovrebbe avere gli strumenti per effettuare affrancature precise. La bilancia dovrebbe anche essere calibrata periodicamente, per assicurarsi che stia leggendo correttamente.