In latino, pro forma significa “come questione di forma”. Il termine è utilizzato in vari settori e ogni volta che vengono venduti beni o servizi, è possibile utilizzare una fattura proforma. Poiché viene presentata prima dell’effettiva vendita, non è considerata fattura ufficiale. Piuttosto, viene spesso utilizzato come un accordo tra un acquirente e un venditore, in cui l’acquirente accetta di acquistare un oggetto o un servizio dal venditore per un prezzo specificato. Le informazioni su questo tipo di fattura sono in genere le stesse della fattura commerciale dopo la conferma della transazione, sebbene occasionalmente alcuni dettagli possano cambiare.
Una tipica fattura standard di solito include la data, il nome e le informazioni di contatto sia dell’acquirente che del venditore. Inoltre suddivide il prezzo per unità dell’articolo o del servizio venduto, nonché una descrizione di ciascuno e il prezzo totale. Anche ulteriori dettagli rilevanti, come il metodo di pagamento e la data in cui l’articolo o il servizio verrà consegnato, si trovano spesso sulla fattura commerciale. Una fattura proforma in genere include tutte queste informazioni, sebbene in alcuni casi il prezzo possa cambiare prima del completamento della transazione. Alcune aziende offrono inizialmente solo un modulo più generale, nel qual caso i dettagli effettivi della vendita vengono compilati solo dopo che si è verificata.
Non tutti scelgono di utilizzare una fattura proforma, ma spesso è consigliata prima del completamento della vendita, in modo da evitare malintesi. Di solito è considerato più desiderabile di una citazione poiché sono inclusi così tanti dettagli. Non solo il prezzo è riportato sul modulo, ma altri dettagli pertinenti, come la data di consegna e i termini di pagamento, sono indicati in modo che non ci siano sorprese su entrambi i lati. Molte persone che stanno acquistando una grande quantità di prodotti contemporaneamente, o forse necessitano di un finanziamento, richiedono di vedere una fattura proforma prima della transazione ufficiale.
Sebbene una fattura proforma sia raramente considerata ufficiale, a volte viene accettata quando non sono disponibili fatture commerciali standard. A volte viene emesso per ottenere il pagamento anticipato prima che un servizio sia completato o che un prodotto venga spedito. In ogni caso, non viene tipicamente emesso fino a quando la maggior parte dei dettagli della transazione non sono noti e concordati da entrambe le parti. In generale, non viene registrato nulla nella contabilità fornitori o crediti fino a quando non viene elaborata la fattura commerciale ufficiale.
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