Una fattura consolare dettaglia il contenuto di una spedizione e afferma che non contiene articoli illegali o contestati. È preparato da un funzionario consolare che lavora nel consolato del paese importatore nella nazione di origine. Il documento è scritto nella lingua utilizzata dal paese importatore per garantire che i funzionari doganali possano leggerlo e capirlo e include un sigillo che ne conferma l’ufficialità. Tali documenti possono essere richiesti per alcune importazioni e consigliati in altri casi.
Le aziende che preparano spedizioni internazionali necessitano di una serie di documenti. Se è richiesta una fattura consolare, in genere è necessario fissare un appuntamento con un funzionario, che esaminerà il contenuto della spedizione e preparerà un documento. Il paese importatore può richiedere l’uso di un modulo speciale, che può essere fornito dal suo consolato nazionale. Vengono inoltre annotate le eventuali spese pagate per la predisposizione della fattura consolare, per eliminare confusione o contestazioni.
I funzionari doganali utilizzano questo documento per determinare tariffe, dazi e altri oneri appropriati in relazione a una spedizione. È importante assicurarsi che sia corretto e confermare che il modulo è completamente compilato. Problemi con la fattura consolare possono comportare ritardi alla banchina o al magazzino, nel qual caso una spedizione può essere trattenuta fino a quando non possono essere risolti. Con articoli deperibili o critici, ciò potrebbe creare notevoli problemi per l’importatore.
In preparazione alla spedizione internazionale, un’azienda può consultare una società o un avvocato di terze parti specializzato in questo servizio se non gestisce regolarmente tali spedizioni. Ogni paese ha i propri requisiti di importazione e, se l’esportatore non li soddisfa, potrebbe essere responsabile delle spese sostenute dal cliente. Il mancato ottenimento di una fattura consolare, ad esempio, potrebbe comportare una multa che l’esportatore dovrebbe pagare. Allo stesso modo, se un modulo è incompleto e la documentazione deve essere nuovamente elaborata, il cliente potrebbe ritenere l’esportatore finanziariamente responsabile di eventuali perdite.
Al momento della generazione del documento vengono prodotte più copie di una fattura consolare. Uno dovrebbe essere allegato alla spedizione, insieme a qualsiasi altra documentazione. Gli esportatori di solito conservano anche almeno una copia per i propri file, come riferimento personale da utilizzare in relazione alla fatturazione e ad altre attività. Possono inviare una copia aggiuntiva all’importatore insieme ad altre informazioni relative alla spedizione. Le copie possono essere allegate alla spedizione anche per la conservazione in dogana e in altre fermate lungo il percorso.
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