„Bill and Hold“ ist ein Begriff, der sich auf eine Vereinbarung zwischen einem Käufer und einem Verkäufer bezieht, bei der dem Käufer Waren oder Dienstleistungen in Rechnung gestellt werden, die tatsächlich nicht erhalten wurden. Die Idee ist, dass die Produkte dem Käufer zu einem vereinbarten späteren Zeitpunkt zur Verfügung gestellt werden. Im Rahmen der Vereinbarung verpflichtet sich der Verkäufer, diese Produkte für den Käufer beiseite zu legen, diese Produkte vorübergehend zu lagern und die Lieferung für die Bestellung auszuführen, sobald die Zahlung eingegangen und verbucht wurde.
Eine Bill-and-Hold-Vereinbarung lässt sich am Beispiel eines Unternehmens illustrieren, das bei einem Lieferanten eine große Anzahl Bleistifte bestellt. Der Käufer möchte die Bestellung möglicherweise in der aktuellen Abrechnungsperiode bezahlen, möchte die Stifte jedoch erst zu einem späteren Zeitpunkt in Besitz nehmen, möglicherweise aufgrund der Notwendigkeit, Platz für die Stifte in einem Lagerbereich freizugeben. In diesem Szenario stimmt der Verkäufer zu, die Bestellung zu bearbeiten und die Bleistifte zu trennen, um die Bestellung vom Rest seines Inventars zu erfüllen. Während dieser Zeit leistet der Käufer die Zahlung für die Bestellung und der Verkäufer verbucht den Kauf in der Buchführung. An dem von beiden Parteien vereinbarten Termin versendet der Verkäufer die Bleistifte an die vom Käufer angegebene Adresse. Mit Erhalt der versandten Bleistifte gilt die Bestellung als von beiden Parteien erfüllt.
Während ein Bill-and-Hold-Ansatz manchmal sowohl für Käufer als auch für Verkäufer von Vorteil sein kann, kann die Verwaltung des Prozesses einige zusätzliche Anstrengungen erfordern. Käufer müssen die voraussichtlichen Liefertermine sowie die Zahlung für noch nicht erhaltene Waren im Auge behalten. Andernfalls kann der tatsächliche Bestand in die Höhe getrieben werden und ein falscher Eindruck entstehen, welche Ressourcen tatsächlich zur Verwendung in verschiedenen Geschäftsprozessen zur Verfügung stehen. Der Verkäufer muss auch verfolgen, wie viel Inventar dem Käufer zugesagt wurde, und sicherstellen, dass dieses Inventar nicht für andere ausstehende Bestellungen verwendet wird.
Neben den potenziellen Fallstricken ist es wichtig zu erkennen, dass die Verwendung einer Bill-and-Hold-Vereinbarung von verschiedenen Aufsichtsbehörden nicht immer mit Wohlwollen bewertet wird und gemäß sehr strengen Anforderungen durchgeführt werden muss. Beispielsweise geht die US-Börsenaufsichtsbehörde Securities and Exchange Commission nicht davon aus, dass das Eigentum an Produkten vom Verkäufer auf den Käufer übergeht, bis der Käufer diese Produkte tatsächlich besitzt dieses Eigentum. Dies kann bedeuten, dass der Käufer bestimmte Vorschriften in Bezug auf die Bilanzierung der für den Kauf aufgewendeten Mittel beachten muss, um die SEC-Bestimmungen und -Vorschriften einzuhalten. In Ländern, in denen ein Bill-and-Hold-Verfahren häufiger verwendet wird, müssen sowohl Käufer als auch Verkäufer den damit verbundenen Buchhaltungsprozess verwalten, damit der aktuelle Status einer Bestellung nicht in Frage gestellt wird, einschließlich ob sie tatsächlich eingegangen ist oder ob die Lieferung noch erfolgt steht aus.
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