5S ist eine Reihe von Hauswirtschaftsregeln, die von den Japanern konzipiert wurden, um Disziplin am Arbeitsplatz für eine sauberere und besser organisierte Produktionsumgebung zu schaffen. Es wurde später in anderen Arbeitsumgebungen als der Produktionshalle eingesetzt, einschließlich Büros in Japan und anderen Kontinenten. Fünf japanische Aktionswörter, die mit dem Buchstaben s beginnen, wurden geprägt, um sich leicht an die Hausordnungsregeln zu erinnern, die regelmäßig befolgt werden müssen, um Ordnung, Sauberkeit und Effizienz am Arbeitsplatz aufrechtzuerhalten. Die fünf Aktionswörter sind Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu und Shitsuke.
Seiri bedeutet sortieren. In der Produktionslinie benötigte Teile und Werkzeuge müssen von den nicht benötigten Teilen und Werkzeugen getrennt und daher entsorgt werden. Büros können eine Produktionslinie nachahmen und auch Bürowerkzeuge und -materialien sortieren, um eine schlanke Arbeitsumgebung zu gewährleisten und es einem Büroangestellten zu erleichtern, die Dinge zu finden, die er oder sie zum Abschließen eines Prozesses oder einer Dienstleistung benötigt. Das Erstellen einer Checkliste mit den Dingen, die ein Produktions- oder Büroangestellter für seine Arbeit benötigt, rationalisiert den Prozess der Eliminierung nicht benötigter Werkzeuge und Materialien.
Seiton steht für Ordnung am Arbeitsplatz. Die für die Produktion benötigten Teile und Werkzeuge müssen entsprechend gekennzeichnet und für den Werker griffbereit an den richtigen Platz gebracht werden. Im Büro bedeutet dies, Büromaterial und -material an den richtigen Platz und in die richtige Reihenfolge zu bringen, ähnlich einem Fließband, um eine Transaktion oder Dienstleistung reibungslos abzuschließen.
Ein Produktionsmitarbeiter muss auch den Arbeitsplatz fegen und die Maschinen reinigen, um Ausfälle und Reparaturen zu vermeiden. Dies wird als Seiso bezeichnet und muss regelmäßig durchgeführt werden. Ein sauberes Arbeitsumfeld ist auch für einen Büroangestellten von Vorteil. Er oder sie wird in der Lage sein, saubere Luft zu atmen und Krankheiten zu vermeiden.
Standardisierung, auf Japanisch Seiketsu genannt, ermöglicht es einem Arbeiter, seine täglichen Aufgaben einfach und schnell zu erledigen, egal ob er oder sie in der Produktion oder im Büro ist. Das Dokumentieren der schrittweisen Vorgehensweise bei der Erledigung der Arbeit einer Person ermöglicht es ihr, die Aufgabe routinemäßig auszuführen. Es wird kein Versuch und Irrtum mehr geben, und Zeit- und Materialverschwendung wird minimiert, wenn nicht sogar ganz eliminiert.
Sobald die Organisation bereits 5S praktiziert, müssen Anstrengungen unternommen werden, um die durch 5S etablierte Gewohnheit einer guten Haushaltsführung aufrechtzuerhalten. Dies wird als Shitsuke bezeichnet. Dies kann durch die ständige Motivation aller Mitglieder der Organisation erreicht werden, weiterhin 5S zu praktizieren. Eine Möglichkeit, jeden dazu zu motivieren, die Gewohnheit von 5S beizubehalten, besteht darin, abteilungsübergreifende Wettbewerbe zu organisieren, um bewährte Verfahren hervorzuheben. Ein Überraschungsaudit könnte auch von einer 5S-Patrouille durchgeführt werden, um alle auf Trab zu halten und die Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz konsequent aufrechtzuerhalten, bis dies zu einer Lebensweise und Unternehmenskultur wird.