Wenn in den Vereinigten Staaten Geld aus einem Rentenfonds an eine Person ausgeschüttet wird, gilt dies als eine Form des Einkommens und muss dem Internal Revenue Service gemeldet werden. Das Formular 1099-R wurde erstellt, um dieses Geld ordnungsgemäß zu melden und festzustellen, ob der richtige Steuerbetrag eingezogen wurde. Die Einreicher müssen sich nicht um die Bereitstellung der unzähligen komplexen Daten kümmern, die erforderlich sind, da die ausstellende Institution für das Ausfüllen des Formulars verantwortlich ist.
Der Internal Revenue Service benötigt das Formular 1099-R nur von denen, die eine Ausschüttung von einem qualifizierten Rentenkonto erhalten haben. Es gibt eine Vielzahl von Institutionen, die qualifizierte Rentenkonten anbieten, aber die Mehrheit der Steuerzahler bezieht Gelder nur aus wenigen Quellen. Ein 401(k)-Plan ist eine der häufigsten Arten von Rentenkonten, da es sich um Geld handelt, das von einem Gehaltsscheck einbehalten wird und oft bis zu einem bestimmten Prozentsatz vom Arbeitgeber ausgeglichen wird. Ein individuelles Rentenkonto, auch bekannt als traditionelles IRA, ist ein Rentenfonds, den eine Person normalerweise unabhängig gründet und Beiträge außerhalb der Arbeit leistet. Rentenprogramme werden seltener, gelten aber immer noch als qualifiziert, da es sich um Geld für den Ruhestand handelt, das einem Arbeitnehmer von einem Arbeitgeber als Belohnung für eine bestimmte Anzahl von Dienstjahren ausgezahlt wird.
Das Formular 1099-R ist nur eine Seite lang, erfordert jedoch das Ausfüllen vieler Daten. Personenbezogene Daten wie Name, Adresse und Bundesidentifikationsnummer der Person sind für eine ordnungsgemäße Gutschrift der Rentenausschüttung unerlässlich. Felder wie die Bruttoverteilung werden verwendet, um den gesamten erhaltenen Dollarbetrag zu zählen, bevor Abzüge vorgenommen wurden, und das Feld für einbehaltene Bundeseinkommensteuer zeigt den Betrag an, den der Antragsteller für Steuern einbehalten hatte. Komplexere Bereiche wie staatliche und lokale Verteilung, Verteilungscodes, Kapitalgewinne und nicht realisierte Wertsteigerungen tragen alle zum Gesamtsteuerbild für einzelne Pensionsfonds bei.
Diese große Vielfalt an Daten kann verwirrend sein, aber glücklicherweise müssen Antragsteller das Formular 1099-R nicht selbst ausfüllen. Das kontoauszahlende Institut ist für die Prüfung seiner Aufzeichnungen und das ordnungsgemäße Ausfüllen der Datenfelder verantwortlich. In den Vereinigten Staaten ist es erforderlich, dass alle Rentenversicherungsträger das Formular 1099-R vor dem 15. Februar des Jahres, in dem das Geld ausgeschüttet wurde, versenden.