Der Unterschied zwischen Neben- und Hauptbuchkonten ist funktional. Das Hauptbuch eines Unternehmens ist das Buch der Top-Tier-Konten, aus denen das Buchhaltungssystem besteht. Das Nebenbuch ist ein Unterkonto eines Hauptbuchkontos. Hauptbücher zeichnen Einzelpostentransaktionen in Hauptkontokategorien auf. Nebenbücher stellen die Details für einen dieser Einzelposten bereit und erstellen ein separates Minikonto für den Artikel, der Transaktionen nachverfolgen kann, die für diesen einen Artikel spezifisch sind.
Alle Unternehmen sind verpflichtet, ein Buchhaltungssystem von Regierungsbehörden zu unterhalten. Kleinere Unternehmen führen Bücher, damit die Steuerbehörden regelmäßig Umsatz-, Beschäftigungs- und Einkommenssteuern erheben können. Große öffentliche Unternehmen haben diese Verantwortung und sind auch von den staatlichen Wertpapieraufsichtsbehörden verpflichtet, ein Buchführungssystem zu führen, um den Anlegern die Finanzlage des Unternehmens zu melden. Obwohl nicht-öffentliche Unternehmen technisch jedes Buchführungssystem führen können, das Einnahmen und Ausgaben genau widerspiegelt, richten viele ihre Systeme nach den Standards öffentlicher Unternehmen aus. Körperschaften des öffentlichen Rechts verwenden ein System der doppelten Buchführung, das den Standards der internationalen und nationalen Prüfungsausschüsse für Rechnungslegungsstandards entspricht.
Die doppelte Buchführung ist ein System, das sieben Arten von Konten verfolgt:
Aktiva
Verbindlichkeiten
Einnahmen
Kosten
Gewinne
Verluste
Eigenkapital
Diese Konten werden zusammenfassend als Hauptbuch bezeichnet. Das Hauptbuch führt allgemeine Konten, die unter die sieben Kontenkategorien fallen. Zum Beispiel haben Unternehmen in der Regel Hauptbuchkonten für Anlagevermögen, Umlaufvermögen, kurzfristige Verbindlichkeiten, langfristige Verbindlichkeiten, Umsatzerlöse und Verwaltungskosten. Die Buchungen auf diesen Konten erfolgen durch gegenläufige Belastungs- und Gutschriftsvermerke.
Da es sich bei den Hauptbuchkonten um Konten der obersten Ebene handelt, die Unterkomponenten enthalten können, werden Nebenbücher verwendet, um einem Kontoeinzelposten aussagekräftige Details bereitzustellen. Neben- und Hauptbuchkonten haben eine abhängige Beziehung, aber die Art und Weise, wie eine Person die beiden Arten von Konten verwaltet und Informationen eingibt, ist gleich. Der Unterschied zwischen Neben- und Hauptbuchkonten liegt einfach in der Verwendung der Konten.
Zum Beispiel würde ein Großhändler normalerweise ein Umsatzkonto für Verkäufe führen. Dieses Konto ist ein Hauptbuchkonto der obersten Ebene, da es alle Verkaufsinformationen nach Periode sammelt. Der Großhändler hat jedoch wahrscheinlich Kundenkonten, die die Verkaufszahlen ausmachen und im Hauptbuch aufgeführt werden können, indem jeder Kunde in einer separaten Zeile mit dem Gesamtumsatz für jeden Kunden für das Jahr aufgeführt wird. Im Buchhaltungssystem können dem Hauptbuch-Verkaufskonto für jeden Mandanten Nebenbücher zugeordnet sein. Die einzelnen Transaktionen, die für diesen Kunden spezifisch sind, würden im Nebenbuchkonto des Kunden als Detail des im Hauptbuch erfassten Gesamtbetrags erfasst.
Neben- und Hauptbuchkonten prüfen und gleichen sich gegenseitig aus. Die Hauptbuchzeile, die das Nebenbuch detailliert beschreibt, wird als Controlling-Konto bezeichnet. Die Summe der Transaktionen im Nebenbuch muss dem Betrag in der entsprechenden Zeile im Hauptbuchkonto entsprechen, damit die Konten ausgeglichen bleiben.