Um die Auswirkungen uneinbringlicher Forderungen auf die Funktionsfähigkeit eines Unternehmens zu minimieren, ist die Rückstellung für uneinbringliche Forderungen lediglich ein Mittel zur Schaffung einer Reservefondsbank, die dazu beiträgt, angesammelte uneinbringliche Forderungen auszugleichen. Typischerweise entsteht dieser Forderungsausfall, wenn Kundenrechnungen unbezahlt bleiben und es keine große Chance gibt, die ausstehenden Rechnungen einzuziehen. Hier sind einige unterschiedliche Szenarien, in denen sich eine Reserve für uneinbringliche Forderungen positiv auswirken kann.
Eine der häufigsten Anwendungen einer Rückstellung für uneinbringliche Forderungen ist das Factoring von Forderungen für ein Unternehmen. Im Wesentlichen kauft ein Factoring-Unternehmen eine Rechnungsbank von einem Unternehmen unter der Voraussetzung, dass die Zahlungen an den neuen Eigentümer der Rechnungen geleitet werden. Die Factoring-Gesellschaft zahlt dem Kunden einen Großteil des Nennwertes der Rechnungen vor, behält aber einen Prozentsatz für den Fall von Forderungsausfällen ein. Der einbehaltene Prozentsatz wird häufig auf der Grundlage des durchschnittlichen Zahlungsverhaltens berechnet, das in vergangenen Abrechnungszeiträumen mit denselben Kunden gezeigt wurde. Sobald alle offenen Rechnungen für den Zeitraum bezahlt und beglichen sind, werden die für die Deckung von Forderungsausfällen reservierten Mittel freigegeben und an den Kunden des Factoring-Unternehmens weitergeleitet.
Ein weiteres Beispiel für die Verwendung einer Rückstellung für uneinbringliche Forderungen betrifft die Abschreibung uneinbringlicher Forderungen, die aufgrund eines Konkurses oder einer Geschäftsaufgabe eines Kunden entstanden sind. Selbst wenn ein Unternehmen Insolvenzschutz beantragt und eine Vereinbarung getroffen wird, den Gläubigern einen kleinen Prozentsatz der ausstehenden Schulden zu gewähren, gibt es in der Regel eine beträchtliche Menge ausstehender Rechnungen, die der Verkäufer abschreiben muss. Eine Rückstellung für uneinbringliche Forderungen hilft, das Trauma zu lindern, ausstehende Rechnungen als uneinbringlich abschreiben zu müssen. Auch die Verwendung einer Rückstellung für uneinbringliche Forderungen zur Deckung derartiger Verluste kann oft auch als Abzug bei der jährlichen Steuererklärung verwendet werden, was dazu beiträgt, den finanziellen Verlust für das Unternehmen weiter zu mildern.
Sogar ein kleines Unternehmen kann gelegentlich einen Kunden haben, der aus dem einen oder anderen Grund eine Rechnung nicht einlösen kann. Eine Rücklage für uneinbringliche Forderungen kann für kleine Unternehmen besonders wichtig sein, da ein Großteil der erzielten Einnahmen für den Basisbetrieb verwendet wird. Wenn der vereinnahmte Umsatz viel geringer ist als der generierte Wert der Rechnungen, wird eine Finanzierungsquelle zum Ausgleich der Differenz entscheidend. Die Bildung einer Rückstellung für uneinbringliche Forderungen, die ungefähr mindestens dreißig Tagen Betriebskosten entspricht, ist eine hervorragende Möglichkeit, sich gegen das Auftreten von Forderungsausfällen abzusichern und die negativen Auswirkungen auf den Gesamtbetrieb des Unternehmens zu verringern.
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