Ein Angebotsvertrag ist eine Schätzung der Gesamtkosten für die Ausführung eines bestimmten Auftrags. Ein solcher Vertrag wird in verschiedenen Geschäftsformen verwendet und wird der Person oder dem Unternehmen zugestellt, die die Fertigstellung der Arbeit anfordert. In einigen Fällen werden Kostenvorschläge von verschiedenen Bietern eingeholt, wobei einer oder mehrere von ihnen ausgewählt werden, um den Auftrag abzuschließen.
Ein solcher Vertrag kann mit der sogenannten Ausschreibung (RFP) beginnen. Dies ist eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebots für einen bestimmten Auftrag. Der RFP wird häufig Details der auszuführenden Arbeiten klären. Zu diesen Besonderheiten können Arbeitszeiten oder -fristen, der Ort des Auftrags und alle anderen Details gehören, die sich auf das Angebot des Lieferanten auswirken könnten. Wenn in der RFP einige der für einen ordnungsgemäßen Angebotsvertrag erforderlichen Einzelheiten nicht klar angegeben sind, muss der potenzielle Lieferant den Anforderer kontaktieren, um weitere Informationen zu erhalten.
Beim Verfassen des Angebotsvertrags muss der Lieferant möglicherweise Dinge wie die für die Auftragserledigung benötigten Materialien, die für den Auftrag aufzuwendende Zeit und die Arbeitskosten berücksichtigen. Diese variieren oft je nach der zu erledigenden Arbeit und dem für den Job erforderlichen Schulungsniveau. Je technischer ein Job beispielsweise ist, desto mehr können sowohl Material als auch Arbeitsaufwand kosten, um ihn abzuschließen. Eine Angebotsvorlage kann verwendet werden, um sicherzustellen, dass bei der Angebotserstellung alle Kosten gedeckt sind.
Der Angebotsvertrag sollte auch den Gewinn berücksichtigen, den der Lieferant mit dem Auftrag erzielen möchte. In den meisten Fällen sind diese Angebote eine Möglichkeit für das Unternehmen, das Angebote anfordert, mehrere Angebote für den Job zu vergleichen. Je mehr Lieferanten um den Job konkurrieren, desto größer ist die Chance, dass einige von ihnen unterdurchschnittliche Gewinnmargen akzeptieren. Je niedriger die erforderliche Gewinnspanne, desto niedriger kann das Gesamtgebot sein.
Ein wichtiger Aspekt des Angebotsvertrags kann die Änderungsklausel sein. Eine Änderungsklausel kann es dem Lieferanten ermöglichen, eine Änderung des Angebots zu verlangen, wenn mehr Geld oder Zeit für die Fertigstellung der Arbeiten benötigt wird. Dies kann entscheidend sein, wenn die Aufgabe ein Bauen, Renovieren oder Bauen jeglicher Art erfordert. Wenn ein Auftragnehmer eine solche Klausel nicht in das Angebot schreibt, können die zusätzlichen Kosten, die für die Beendigung eines Auftrags mit unerwarteten mildernden Umständen erforderlich sind, zu Lasten des Auftragnehmers gehen.
Nach der Annahme des Angebotsvertrags muss der Auftragnehmer die endgültige Kopie häufig persönlich unterschreiben. Zu diesem Zeitpunkt sollte auch ein Vertreter des Unternehmens, das den Lieferanten beauftragt, den Vertrag unterzeichnen. Mehrere Originalkopien sollten gleichzeitig unterschrieben und von beiden Parteien archiviert werden.