Ein Arbeitsbrief ist ein rechtsgültiges Dokument, in dem die Einzelheiten aller Innenarbeiten an einer Gewerbefläche aufgeführt sind, um sie für die Nutzung durch den Mieter vorzubereiten. Einige Vermieter bieten gewerbliche Mietverträge unverändert an, und der Mieter muss alle erforderlichen Verbesserungen vornehmen. Häufiger erklärt sich der Vermieter damit einverstanden, einige Änderungen an dem Raum vorzunehmen, damit er nutzbar ist, und das Arbeitsschreiben enthält Informationen über die Änderungen, auf die sich Vermieter und Mieter einigen. Im Streitfall zeigt das Dokument, was jede Partei erwartet und erhalten haben sollte.
In dem Arbeitsschreiben kann der Vermieter die Art der durchzuführenden Arbeiten angeben und besprechen, wer die Arbeiten plant und durchführt, um sicherzustellen, dass alle Parteien den Fortschritt der Arbeiten verstehen. Der Arbeitsbrief kann Vorgaben enthalten, wie beispielsweise die Verwendung umweltfreundlicher Materialien oder die Einhaltung spezifischer Aspekte der Bauordnung. Außerdem werden Budgetierung, Kosten und die Verantwortung für welche Ausgaben besprochen.
Manchmal ist der Arbeitsbrief Teil des Mietvertrags. Es fungiert als Pfändung und wird gleichzeitig mit dem Rest des Mietvertrags verhandelt. In anderen Fällen handelt es sich um ein separates Rechtsdokument. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn ein Mieter Änderungen an einem von ihm bereits belegten Raum verlangt. Wie andere Rechtsdokumente legt es Rechte und Pflichten fest und muss, um gültig zu sein, von allen Beteiligten oder deren Bevollmächtigten rechtsgültig unterschrieben werden.
Es ist möglich, eine Software für Rechtsdokumente zu verwenden, um einen Arbeitsbrief zu erstellen, oder sich auf generische Vorlagen mit bereits ausgefüllten Basisinformationen zu verlassen. Ein Anwalt kann auch einen neuen Arbeitsbrief als Reaktion auf die spezifischen Anforderungen des Projekts formulieren. Er überprüft alle Informationen und erstellt ein neues Dokument mit allen entsprechenden Klauseln. Dies empfiehlt sich, wenn die Arbeiten aufwendig oder teuer sind oder die Absprache zwischen Vermieter und Mieter ungewöhnlich ist.
Alle Parteien sollten den Arbeitsbrief vor der Unterzeichnung sorgfältig prüfen. Wenn es Bedenken hinsichtlich des Inhalts gibt, ist es wichtig, diese so schnell wie möglich zur Sprache zu bringen. Notwendige Änderungen müssen vor der Unterzeichnung vorgenommen werden. In Situationen, in denen die Parteien keine Einigung erzielen können, kann es hilfreich sein, eine externe Partei wie einen Mediator hinzuzuziehen, um festzustellen, ob eine gütliche Lösung der Situation möglich ist.