Ein Burn-Down-Diagramm ist eine grafische Referenz des Arbeitsaufwands, der in einem bestimmten Zeitraum an einem Projekt geleistet wurde, und des prognostizierten Arbeitsaufwands, der erforderlich ist, um das Projekt innerhalb der Frist abzuschließen. Einige Softwareprogramme verfügen über ein Modul zum Erstellen solcher Diagramme, während es in anderen Fällen möglich ist, ein generisches Diagrammprogramm zu verwenden. Ein Projektmanager kann solche Diagramme für die Projektplanung und -verwaltung nützlich finden. Sie sind auch für die Projektberichterstattung wertvoll, um schnell Informationen über Fortschritte und prognostizierten Bedarf zu übermitteln.
Eine Achse des Burn-Down-Diagramms folgt der Zeit, während die andere die Arbeit betrachtet. Zu Beginn eines Projekts kann sich der Projektmanager hinsetzen, um Ziele zu erstellen, die in bestimmten Zeiträumen erreicht werden sollen, und eine geplante Linie auf dem Burn-Down-Diagramm erstellen. Anhand dieser Zeile können die Projektteilnehmer sehen, wie viel Arbeit sie zu verschiedenen Zeitpunkten hätten erledigen sollen. Oftmals lädt der Projektmanager die Arbeit im Voraus, um Raum für Probleme zu lassen, die sich später im Projekt entwickeln können, damit die Teilnehmer genügend Zeit haben, sich damit auseinanderzusetzen.
Im Laufe der Arbeit kann eine tatsächliche Linie auf dem Burn-Down-Chart festgelegt werden. Diese kann der projizierten Linie eng folgen oder darüber oder darunter fallen. Wenn ein Projekt dem Zeitplan voraus ist, zeigt das Burn-Down-Diagramm dies, da mehr Arbeit als erwartet abgeschlossen wird. Auch Projekte, die ins Hintertreffen geraten, lassen sich leicht nachverfolgen, und es kann möglich sein, mithilfe des Diagramms den Ort zu ermitteln, an dem etwas schief gelaufen ist, was nützlich sein kann, um wieder auf den richtigen Weg zu kommen und Probleme in der Zukunft zu vermeiden.
Das Burn-Down-Diagramm bietet eine sofortige Referenz für noch ausstehende Arbeit und den Zeitaufwand dafür. Es kann für eine Vielzahl von Geschäftsprojekten nützlich sein. Andere Fachleute wie Schriftsteller können ähnliche Werkzeuge verwenden; Ein Romanautor kann beispielsweise Wortziele innerhalb eines bestimmten Zeitraums fertigstellen und verwendet in den Planungsphasen ein Diagramm, um klare Ziele für die Bewertung des Fortschritts während der Arbeit am Projekt zu erstellen.
Burn-Down-Charts können nützliche Referenzen am Ende eines Projekts sein, während der Phase, in der die Teilnehmer das Projekt analysieren, um mehr darüber zu erfahren, wie gut es funktioniert hat und um geeignete Pläne für die Zukunft zu entwickeln. Das Diagramm kann eine Fallgrube aufdecken, die nicht erwartet wurde, oder ein Problem, das vorhergesehen und geplant werden sollte.