Ein Einkaufskonsortium ist eine Gruppe von zwei oder mehr Unternehmen, die sich zusammenschließen, um ihre Kaufkraft und ihr Volumen zu bündeln, um wettbewerbsfähigere Preise für die von ihnen benötigten Waren und Dienstleistungen zu erzielen. Die allgemeine Idee hinter dieser Art von Konsortium besteht darin, Preise über die kollektive Gruppe auszuhandeln, die wiederum von allen Einheiten des Kollektivs unabhängig von der Größe und den Bedürfnissen jeder einzelnen Einheit genutzt werden kann. Durch die Bündelung der Kaufkraft in einer zentralen Einkaufsgesellschaft können kleinere Unternehmen oft ermäßigte Preise für alle Arten von Produkten erzielen, die normalerweise nur auf viel größere Unternehmen ausgeweitet würden.
Bei vielen Anbietern ermöglicht die Fähigkeit eines Kunden, sich zu einem großen Nutzungsvolumen zu verpflichten, Waren und Dienstleistungen zu Preisen anzubieten, die für Unternehmen mit geringeren Umsätzen nicht ohne weiteres verfügbar sind. Wenn sich ein Unternehmen beispielsweise dazu verpflichten kann, jeden Monat eine Million Widgets zu kaufen, ist es wahrscheinlicher, dass der Hersteller diesem Kunden Mengenrabatte anbietet als einem Kunden, der jeden Monat nur zehntausend Widgets benötigt. Das Schöne an einem Einkaufskonsortium besteht darin, dass mehrere dieser kleinen Unternehmen ihre monatlichen Einkäufe unter einer einzigen Einkaufsgenossenschaft zusammenfassen können und die gleichen Tarife erhalten, die der Kunde mit einer Million pro Monat erhält.
Das Konzept einer Einkaufsgemeinschaft spart kleineren Unternehmen nicht nur viel Geld beim Einkauf unterschiedlicher Waren und Dienstleistungen, sondern bietet auch den Anbietern, die sich für die Zusammenarbeit mit den Konsortien entscheiden, eine gewisse Sicherheit. Um sich diese wettbewerbsfähigen Preise zu sichern, benötigen die meisten Anbieter eine vertragliche Verpflichtung. Die Vertragsbedingungen verpflichten das Konsortium normalerweise dazu, jährlich ein bestimmtes Geschäftsvolumen zu liefern, um diese niedrigeren Preise beizubehalten. Dies bedeutet, dass das Konsortium hart daran arbeiten wird, dass sich alle Mitgliedsunternehmen aktiv am Programm beteiligen und dass die Verkäufer im Laufe des Kalenderjahres mit einem bestimmten Umsatzvolumen rechnen können. Dadurch schaffen Anbieter, die mit Einkaufskonsortien zusammenarbeiten, eine stabile Einkommensbasis, die mit anderen Mitteln möglicherweise nicht möglich gewesen wäre.
Es gibt keine spezifischen Organisationsmodelle, die bei der Bildung eines Einkaufskonsortiums verwendet werden müssen. Während die Struktur allen staatlichen Vorschriften entsprechen muss, die für die Gründung von Unternehmensorganisationen in einer bestimmten Gerichtsbarkeit gelten, kann diese Art von Kollektiv mit einem Vorstand aus Vertretern jedes Mitgliedsunternehmens sehr locker organisiert sein. Ein Einkaufskonsortium kann auch als fein abgestimmte Agentur gegründet werden, die die Kunden-Lieferanten-Beziehungen im Auftrag der Mitgliedsunternehmen aktiv verwaltet.