Ein Frachtbrief wird manchmal auch als Frachtbrief bezeichnet. Ein solches Dokument wird üblicherweise in der Schifffahrtsindustrie verwendet. Ihr Hauptzweck ist die Bereitstellung von Informationen über eine Sendung. Sie kann auch als Quittung für die Zahlung oder Erbringung von Versanddienstleistungen dienen. Solche Dokumente werden üblicherweise für Transporte auf der Straße, per Schiff oder in der Luft verwendet.
Wenn eine Person plant, etwas zu versenden, benötigt sie in der Regel einen Frachtbrief. Diese wird in der Regel vom Versender in Papierform zur Verfügung gestellt oder kann als elektronisches Formular online zur Verfügung gestellt werden. In den meisten Fällen wird es vom Versender ausgefüllt.
Die Art der auf einem Frachtbrief angeforderten Informationen kann je nach Reederei und Versandart variieren. Es gibt jedoch einige Informationen, die Standard sind. Zunächst werden in der Regel Angaben zum Versender abgefragt. Dazu können ihr Name, ihre Adresse und ihre Telefonnummer gehören.
Der Versender kann zwischen mehreren Versandarten wählen. Beispielsweise kann ein Unternehmen die Wahl zwischen Standard- und Expressdiensten anbieten. Sie kann zwischen Land- oder Luftlieferung wählen. Ein solches Formular kann einem Versender auch die Möglichkeit zusätzlicher Dienstleistungen bieten, wie z. B. eine E-Mail-Zustellbestätigung oder eine unterzeichnete Zustellung.
Nachdem der Versender alle seine Versandpräferenzen angegeben hat, kann es sein, dass ein Agent des Versandunternehmens die Kosten für die Dienstleistung angibt und ob sie bezahlt wurde. Falls die Versandkosten vom Empfänger zu tragen sind, kann dies angegeben werden.
Damit das Paket jedoch empfangen werden kann, muss der Empfänger identifiziert werden. Einige Unternehmen erlauben die Nennung eines Unternehmens als Empfänger auf einem Frachtbrief. Andere erfordern den Namen einer bestimmten Person, selbst wenn ein Firmenname angegeben wird. Häufig werden auch Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Empfängers abgefragt.
Wenn ein Frachtbrief in Papierform vorliegt, hat er in der Regel mehrere Kopien. Eine kann vom Agenten, der das Paket abholt oder entgegennimmt, zurückbehalten werden. Dem Versender wird in der Regel eine zweite Kopie ausgehändigt. Der Sendung wird oft eine weitere Kopie beigefügt. Diese Kopie sollte schließlich Eigentum des Empfängers werden. Eine vierte Kopie kann vom Firmenvertreter angefertigt werden, der die Lieferung vervollständigt.
Viele Frachtbriefe enthalten Tracking-Codes. Diese ermöglichen eine Überwachung des Versandfortschritts. Es ist auch üblich, dass die Versandbedingungen auf der Rückseite jeder Kopie des Frachtbriefs aufgeführt sind.