Jede Quittung für Nebenkosten, die ein Mitarbeiter verwendet, um eine Erstattung zu erhalten, kann als Kassenbon betrachtet werden. Die meisten Büros und Abteilungen haben in ihren Budgets einen sogenannten Kleinkassenfonds eingebaut. Die Umstände, unter denen Mitarbeiter das Geld in einem Barkassenfonds verwenden können, variieren, aber meistens deckt der Fonds kleinere Barausgaben, wie Parken für eine externe Besprechung, Büromaterial oder Porto. Mitarbeiter, denen diese Kosten entstehen, müssen ihre Belege aufbewahren, einen Kassenzettel oder Kassenzettel ausfüllen und beides zusammen dem Budgetverantwortlichen zur Erstattung vorlegen.
Kleingelder sind in der Wirtschaft fast allgegenwärtig. Obwohl ein Abteilungsbudget wahrscheinlich die meisten größeren Ausgaben decken wird, kann es fast unmöglich sein, alle kleineren Ausgaben vorherzusagen, die im normalen Arbeitsablauf anfallen. Die meisten Mitarbeiter werden irgendwann arbeitsbezogene Ausgaben aus eigener Tasche bezahlen. In diesem Fall kann ein Kassenbon für eine schnelle Rückzahlung sorgen.
Jedes Unternehmen strukturiert sein Kassensystem etwas anders. Einige legen Listen genehmigter Barauslagen fest, während andere den einzelnen Managern Ermessensspielraum lassen. In fast allen Fällen muss ein Arbeitnehmer jedoch eine Quittung für die Erstattung vorlegen. Der Kassenbon muss in der Regel sowohl eine detaillierte Beschreibung aller Käufe als auch den gezahlten Gesamtbetrag enthalten, damit die Budgetverantwortlichen bestätigen können, dass (a) die Ausgaben berechtigt sind und (b) der Erstattungsbetrag dem tatsächlich ausgegebenen Betrag entspricht . Ein ausdruckbarer Kassenbon, wie er für einen Online-Kauf ausgestellt werden könnte, ist normalerweise akzeptabel, ebenso wie eine Fotokopie eines Originalbelegs.
In großen Unternehmen müssen Arbeitnehmer, die eine Erstattung beantragen, in der Regel nicht nur eine Kassenquittung, sondern auch einen Kassenrückerstattungsbeleg vorlegen. Der Gutschein muss den Namen des Mitarbeiters, seine Abteilung, den zu verteilenden Gesamtbetrag und einen Finanzierungscode enthalten. Codes korrelieren normalerweise mit der Art der Ausgaben – zum Beispiel Parken oder Mahlzeiten. In einigen Einstellungen werden diese Belege intern als eigene Art von Kassenbons betrachtet. Sie sind in der Regel online auf der Website eines Haushaltsamts verfügbar oder können im Intranet einer Abteilung ausgedruckt werden.
In den meisten Fällen wird der Budgetverantwortliche oder Schatzmeister alle Portokassentransaktionen im Kassenbuch eines Amtes aufzeichnen. Dieses Buch ist im Wesentlichen ein Hauptbuch, um den Saldo des Kleinkassenfonds zu verfolgen. Jeder eingereichte Kassenbon oder Beleg wird in der Regel für den Fall einer Prüfung im Hauptbuch aufbewahrt.