Ein Kassenbon wird immer dann in einen Kassenfonds eingezahlt, wenn Geld im Voraus für einen kleinen Einkauf ausgezahlt wird. Kleingelder sind kleine Geldbeträge, normalerweise zwischen 100 und 250 US-Dollar, die für zufällige Einkäufe reserviert werden, um das Ausstellen eines Schecks oder die Verwendung einer Firmenkreditkarte zu vermeiden. Kassenbons plus der Geldbetrag innerhalb des Kassenfonds sollten immer dem ursprünglichen Gesamtbetrag des Fonds entsprechen.
Die Barauszahlung erfolgt in der Regel auf zwei verschiedene Arten: durch Erstattungen oder durch Vorauszahlungen. Rückerstattungen erfolgen, wenn bereits ein Kauf getätigt wurde und eine Quittung als Nachweis dafür vorliegt, dass dem Empfänger das Geld geschuldet ist. Vorauszahlungen erfolgen, wenn ein kleiner Einkauf getätigt werden muss und das Geld vor dem Kauf ausgezahlt werden muss. In diesem Fall wird anstelle des ausgezahlten Betrags ein Kassenbon in den Fonds eingezahlt.
Ein Unternehmen verfügt in der Regel über Verfahren, die die Verwendung und Überwachung des Kassenfonds regeln. In diesen Verfahren wird genau beschrieben, welche Informationen auf einem Portokassengutschein erforderlich sind. Dazu gehören typischerweise das Datum der Auszahlung sowie der Betrag, der Verwendungszweck und der Name des Empfängers. Ein Muster-Haushaltsgutschein kann online heruntergeladen, in einem Bürobedarfsgeschäft gekauft oder einfach intern innerhalb des Unternehmens als eines seiner benutzerdefinierten Formulare erstellt werden.
Die Depotbank des Kleinkassenfonds ist in der Regel eine Aufsichtsbehörde mit einer gewissen Ebene, die das Vertrauen des Unternehmens erworben hat. Er ist dafür verantwortlich, dass jeder Cent der Kassenkasse durch eine Quittung oder einen Kassenbon abgerechnet wird. Sobald eine Quittung oder eine andere geeignete Dokumentation von der Person, die das Bargeld entgegengenommen hat, eingegangen ist, sollten die Unterlagen dem Gutschein beigefügt und entsprechend archiviert werden. Es bleibt in der Regel der Depotbank überlassen, das geeignete Hauptbuchkonto zu bestimmen, auf das der Kauf belastet wird. Übliche Hauptbuchkonten für Nebenkosten sind Büromaterial, Parkgebühren und andere kleine Einkäufe.
Von Zeit zu Zeit sollte eine Abstimmung des Kleingeldfonds durch eine Aufsichtsbehörde der Depotbank erfolgen. Dadurch wird sichergestellt, dass fehlendes Geld frühzeitig erkannt und lokalisiert wird, während das Problem noch behoben werden kann. Zudem hält dies die Depotbank in Schach, da auch kleine Bargeldbeträge missbraucht werden können. Der Missbrauch von Kleingeld ist eine häufige Form der Unterschlagung in kleinem Umfang und kann sich über einen Zeitraum von Jahren leicht zu Tausenden von Dollar an fehlendem Geld summieren, wenn es nicht kontrolliert wird.