Die meisten Unternehmen benötigen einen kleinen Bargeldbetrag für bestimmte Ausgaben wie Büromaterial und dergleichen. Dies wird normalerweise als Kleinkasse bezeichnet, und das Wort Kleingeld ist eine Ausspracheverfälschung des französischen petit, was klein oder klein bedeutet. Die Mehrheit der kleinen Unternehmen verfügt über einen Kassenfonds von rund 100 US-Dollar (USD). Größere Unternehmen, insbesondere solche mit zahlreichen Abteilungen, können einen erheblichen Teil dieser Barmittel von verschiedenen Depotbanken halten.
Geschäftsinhaber könnten denken, dass es für das moderne Geschäft kaum notwendig wäre, eine Kleingeldversorgung zu haben, da es so einfach ist, Dinge wie Geschäfts-Geldautomaten oder Kreditkarten zu verwenden. Bargeld hat jedoch den Vorteil, dass es von jedem Mitarbeiter genutzt werden kann, während Firmenkarten eher auf wenige Nutzer beschränkt sind. Kleingeld erspart die Notwendigkeit, mehr Mitarbeitern Zugang zu Kreditkarten zu gewähren, und maximiert die Anzahl der Mitarbeiter, die für Besorgungen eingesetzt werden können, um kleine Dinge für das Unternehmen zu besorgen.
Wie bei allen Geschäftsausgaben muss die Portokasse sorgfältig verfolgt werden. Wenn Mitarbeiter es nutzen, müssen sie ihre Einkäufe quittieren. Viele Geschäftsinhaber oder Geldverwahrer müssen zudem ein Ausgabenbuch führen. Alternativ werden Gelder manchmal über ein Gutscheinsystem erfasst. Personen können mit ihrem eigenen Geld kleine Einkäufe tätigen und erhalten eine Rückerstattung durch das Ausfüllen eines Gutscheins. Jeder Gutschein ist eine Möglichkeit, Ausgaben zu verfolgen, um sicherzustellen, dass sie sich summieren.
Das Geschäft, sicherzustellen, dass Bargeld summiert ist, ist sehr wichtig. Wenn Sie nicht verfolgen, wohin das Geld fließt, kann dies leicht zu Missbrauch führen. In der Regel müssen Unternehmen sicherstellen, dass der Betrag von Quittungen oder Gutscheinen plus Bargeld immer dem zulässigen Gesamtbetrag an Portokassen entspricht. Wenn Belege oder Quittungen zuzunehmen beginnen und Bargeld abnimmt, füllt das Unternehmen den Barbetrag auf und stellt sicher, dass alle Ausgaben ordnungsgemäß gemäß der vom Unternehmen verwendeten Buchhaltungsmethode erfasst wurden.
Wichtig ist auch, dass Bargeld an einem sicheren Ort aufbewahrt wird. Bargeld ist offensichtlich unsicher, wenn es an einem offenen Ort aufbewahrt wird, und sollte in einem Safe, einer Geldkassette oder so etwas wie einer verschlossenen Schublade aufbewahrt werden. Normalerweise hat eine Person Zugriff darauf und wird als Depotbank bezeichnet. In einigen Geschäften wie Einzelhandelsgeschäften gibt es eine beträchtliche Menge Bargeld, das in Kassen verfügbar ist. Es ist möglich, dass die Kasse in der Kasse aufbewahrt wird, oder der Arbeitgeber verwendet einfach Kassengelder für kleine Ausgaben und hinterlässt Gutscheine oder Quittungen, die es jedem ermöglichen, die Kassenkasse gleichmäßig auszugleichen, wenn das Geschäft oder die Kasse schließt.