Kostenpools, auch als Kostenstellen bekannt, sind Gruppen verbundener Kosten, die sich alle in irgendeiner Weise auf ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Dienstleistung beziehen. Viele Unternehmen sowie Hochschulen nutzen den Kostenpool, um Ausgaben im Zusammenhang mit einem bestimmten Projekt oder einer bestimmten Abteilung zu verfolgen. Die Idee hinter dem Pool besteht darin, direkte und indirekte Kosten einem bestimmten Kostentreiber zuzuordnen, wodurch es viel einfacher wird, die Gesamtkosten für den Betrieb der Abteilung oder den Abschluss eines bestimmten Projekts zu bestimmen.
Während die genaue Struktur eines Kostenpools variiert, ziehen es die meisten Unternehmen vor, Zahlenfolgen zu erstellen, die dann einem bestimmten Projekt zugeordnet werden können. Oft hat der einzelne Kostenpool bis zu zehn Ziffern in der Reihenfolge, wobei bestimmte Gruppen dieser Ziffern verwendet werden, um sich auf das Projekt zu beziehen. Beispielsweise können die ersten vier Ziffern des Kostenpools eine bestimmte Abteilung identifizieren, die an dem Projekt arbeitet, während die nächsten beiden das Projekt selbst identifizieren. Die letzten vier Ziffern beziehen sich auf eine bestimmte Untergruppe von Ausgaben im Zusammenhang mit dem Projekt, wie beispielsweise Kommunikationskosten.
Die Erstellung eines Kostenpools ermöglicht es, einen Aufwand schnell der richtigen Abteilung und dem richtigen Projekt zuzuordnen. Aus diesem Grund ist es nicht ungewöhnlich, dass ein Geschäftskunde einem Lieferanten eine bestimmte Kostenstellen- oder Poolnummer als Referenz auf der Rechnung für die erbrachten Waren oder Dienstleistungen mitteilt. Die Zeichenfolge, aus der der Pool besteht, liefert der Buchhaltungsabteilung die Informationen, die erforderlich sind, um die Kosten der richtigen Position innerhalb der Buchhaltungsdatensätze zuzuordnen.
Ein Kostenpool kann verwendet werden, um alle gewünschten Ausgaben zu verfolgen. Ein nationaler Vertriebsleiter könnte beispielsweise jeder der Vertriebsregionen unter seiner Zuständigkeit Kostenstellen oder Pools zuordnen, wodurch es möglich ist, Divisionsaufwendungen nach geografischen Gebieten aufzuschlüsseln. Kostenpools können auch verwendet werden, um bestimmte Ausgabengruppen in Bezug auf ein einzelnes Projekt zu identifizieren, wodurch leicht festgestellt werden kann, wie viel für Bürobedarf, was für Telekommunikationsbedarf wie Telefonkonferenzen ausgegeben wurde, und wie viel vom Projektbudget ausgegeben wurde für die Durchführung von Verbraucherumfragen ausgegeben.
Ein Kostenpool vereinfacht bei optimaler Nutzung die Abrechnungsaufgabe erheblich. Die Reihenfolge der Zeichen macht es einfach, verschiedene Ausgaben einem bestimmten Projekt zuzuordnen, ohne viel Zeit damit verbringen zu müssen, wie die Gebühr angewendet wird. Solange die Buchhaltung weiß, welches Zentrum welcher Abteilung oder welchem Projekt zugeordnet ist, können die Gebühren schnell und effizient verrechnet werden.
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