Allgemein im Rahmen einer Kosten-Nutzen-Analyse untersucht, ist eine Nutzen-Kosten-Relation (BCR) eine Formel, die als der monetäre Nutzen eines Projekts oder einer Maßnahme dividiert durch seine monetären Kosten definiert ist, wobei alle Nutzen und Kosten in Barwerten ausgedrückt werden. Analysten versuchen, vernünftige Schätzungen von Kosten und Nutzen zu bilden, indem sie diese aus dem Marktverhalten oder Umfragen ableiten. Je höher das Nutzen-Kosten-Verhältnis, desto höher der Wert des Projekts.
Ein Barwert ist der prognostizierte aktuelle Geldwert eines Einnahmen- oder Ausgabenstroms zu einem bestimmten Zeitpunkt. Ein Diskontsatz basiert in der Regel auf einem Zinssatz aus den Finanzmärkten. Dieser Satz wird auf alle relevanten zukünftigen Kosten und Nutzen angewendet, um die Barwertbedingungen zu ermitteln.
Eine große Unzulänglichkeit der BCR besteht darin, dass sie weniger greifbare nicht-monetäre Auswirkungen wie Marktdurchdringung, Reputationsverlust oder langfristige strategische Ausrichtungen von Unternehmen außer Acht lässt. Ein weiteres Problem bei BCRs besteht darin, die angemessenen einzubeziehenden Vorteile und Kosten klar zu definieren und zu bestimmen. Diese können je nach beteiligter Finanzorganisation oder Interessengruppe unterschiedlich sein. Eine Analyse anhand des Nutzen-Kosten-Verhältnisses ist in großen Organisationen nicht üblich, da ihre Projekte oft immaterielle Faktoren beinhalten, die monetär nicht einfach zu quantifizieren sind. Bei der Analyse des Werts der Installation einer Leitplanke an einer tückischen Straße muss ein Unternehmen beispielsweise vermeidbaren Verletzungen und Todesfällen einen Dollarwert zuordnen und diesen gegen die tatsächlichen Kosten der Leitplanke abwägen.
Analysen auf Basis eines Nutzen-Kosten-Verhältnisses sind mit Vorsicht zu genießen, da sie sehr fehlerbehaftet sein können. Kosten werden häufig unterschätzt, da sie sich stark auf Daten aus ähnlichen Projekten in der Vergangenheit verlassen. Projektteilnehmer erinnern sich möglicherweise nicht genau an die entscheidenden Kosten eines Projekts. Das aktuelle Projekt ist möglicherweise nicht direkt mit dem alten Projekt vergleichbar und unterscheidet sich in Bezug auf Größe, Funktion oder Qualifikationsniveau der Mitglieder. Darüber hinaus können die Formeln, mit denen Analysten immateriellen Faktoren Geldwerte zuordnen, willkürlich und verzerrt sein.
Nutzen-Kosten-Verhältnisse können auch fehlerhaft sein, wenn Analysten den Nutzen überschätzen. Wenn ein Unternehmen beispielsweise ein neues Produkt auf den Markt bringt und der prognostizierte Umsatz 60 Millionen US-Dollar (USD) pro Jahr beträgt, würde ein tatsächlicher Jahresumsatz von 30 Millionen US-Dollar (USD) einen Leistungsausfall von 50 Prozent darstellen. Eine allgemeine Tendenz der Menschen, zu optimistisch zu sein, führt dazu, dass die Wahrscheinlichkeit positiver Ereignisse überschätzt und die Wahrscheinlichkeit nachteiliger Ereignisse unterschätzt wird. Wenn Leistungsausfälle gleichzeitig mit Kostenüberschreitungen auftreten, sinkt die BCR.