In der Buchhaltung ist ein Inkassoposten jede ausstehende Zahlung, die noch nicht auf eine vorhandene Journalbuchung angewendet werden kann, da sie keine materielle Geldforderung darstellt. Inkassoposten können durch eine Vielzahl von Umständen erstellt werden, wie beispielsweise überfällige Schulden, uneinbringliche Schecks und behördliche Anordnungen oder Zahlungsverzögerungen durch Dritte. Wenn ein Inkassogegenstand vorgelegt wird, haben die Buchhalter zwei Möglichkeiten: den sofortigen Inkasso durchführen oder den Inkassogegenstand abschreiben und einen Verlust akzeptieren.
In den meisten Fällen werden Inkassopositionen angelegt, wenn der Rechnungssteller die Rechnung nicht innerhalb des Rechnungsstellungszeitraums bezahlt hat. Dies gilt als teilweise fällige Forderung. Diese werden als Nettokonditionen bezeichnet und können nach Erhalt, netto 10 Tage oder länger, je nach Anforderung des rechnungsstellenden Unternehmens, fällig werden. Inkassoposten können gelöst werden, indem man einfach eine Mahnung versendet, um die Zahlung in angemessener Zeit zu erhalten und dies im Buchhaltungsbuch vermerkt. Sobald die Zahlung eingegangen ist, wird der Buchhaltungsstatus in eine Verbindlichkeit geändert.
Manchmal wird ein Inkassoposten erstellt, wenn eine Scheckzahlung für einen ausstehenden Posten nicht ausgeglichen wird. Dies kann passieren, wenn ein Scheck zurückgegeben wird, weil nicht genügend Mittel vorhanden sind, um ihn zu decken, oder wenn der Zahlungsempfänger die Zahlung anhält oder den Scheck einstellt. In diesem Fall muss die Zahlung im Inkassostatus gehalten werden, bis von beiden Parteien zufriedenstellende Zahlungsbedingungen vereinbart werden können. Darüber hinaus können anfallende Bankgebühren als weiterer Inkassoposten im Buchhaltungs-Ledger angelegt und später gutgeschrieben werden.
Wenn von einem Schatzmeister der Regierung ein Haftbefehl auf ein Konto ausgestellt wird, sollte dieser Posten als Sammelposten in den Rechnungsbüchern aufgeführt werden. Der Warrant garantiert, dass ein bestimmter Geldbetrag zu einem späteren Zeitpunkt bei einer Regierungsbehörde eingeht. Dies geschieht am häufigsten während des Wartens auf Zuschussmittel oder wenn ein Urteil über eine andere Partei ergangen ist und die Mittel von einer Gerichtsbuchhaltung zugewiesen werden.
Häufig verzögern Drittverarbeitungsfirmen Zahlungen und führen dazu, dass ein Inkassoposten in einem Buchhaltungsprozess erscheint. Diese Drittzahlungsagenturen können Gelder für einen bestimmten Zeitraum treuhänderisch aufbewahren, bis alle Bedingungen in einer Werkvertrags- oder Projektvereinbarung erfüllt sind. Alternativ müssen die Gelder möglicherweise international zu Wechselkursen verarbeitet werden, die von jeder Seite des Prozesses festgelegt werden. In einigen Fällen kann es sich bei einem externen Verarbeitungsunternehmen um ein Händlerkonto oder einen Online-Zahlungsverarbeitungsdienst handeln. Dies kann dazu führen, dass ein Inkassoartikel für eine Weile vorhanden ist, aber nach Zahlungseingang leicht behoben werden kann.