Einer Sendung liegt ein Inkassodokument bei, in dem die wesentlichen Informationen und die damit verbundenen Zahlungsverpflichtungen aufgeführt sind. Diese Dokumente enthalten eine Auflistung des gesamten Lieferumfangs, ggf. mit besonderen Vermerken, und der Gesamtsumme. Dies kann die Kosten für die Produkte sowie Versand- und Bearbeitungsgebühren umfassen. Käufer und Verkäufer können auf ihre Aufzeichnungen verweisen, um zu bestätigen, dass sie beim Einreichen von Zahlungen und anderen Aktivitäten übereinstimmen. Eindeutige Referenznummern ermöglichen es ihnen, über Streitigkeiten und andere Probleme zu kommunizieren.
Käufer erhalten eine Kopie des Abholscheins mit der Sendung. Es enthält normalerweise die vollständigen Kontaktinformationen für Käufer und Verkäufer sowie den Inhalt der Sendung. Wenn der Verkäufer Ersatz oder Nachbestellungen vornehmen musste, kann dies in der Dokumentation vermerkt werden. Das Gesetz kann andere Offenlegungen, einschließlich Zahlungsbedingungen, verlangen. Viele Firmen verwenden standardisierte Formulare, um sicherzustellen, dass alle gesetzlich vorgeschriebenen Informationen vorhanden sind.
Die Dokumentation informiert Käufer darüber, wie viel Geld fällig ist, und geben Auskunft über die Frist und den Ort, an dem sie eingereicht werden müssen. Sie können auch als formeller Nachweis der Eigentumsübertragung dienen. Mit der Annahme des Versand- und Abholscheins verpflichtet sich der Käufer auch zur Zahlung. Wenn es ein Problem mit der Lieferung gibt, muss der Käufer möglicherweise innerhalb einer bestimmten Frist eine Reklamation einreichen, um Anspruch auf eine Entschädigung zu haben, z.
Neben Käufern und Verkäufern möchten möglicherweise auch andere Parteien dieses Dokument sehen. Käufer, die beispielsweise eine Kreditlinie für die Zahlung nutzen möchten, müssen möglicherweise das Inkassodokument einreichen, um den Versand nachzuweisen und Dokumente vorzulegen. Dies kann aus Sicht der Bank wichtig sein, wenn der Käufer später versucht, die Zahlung anzufechten. Ebenso können Versicherungsvertreter Kopien anfordern, ebenso wie Schiffsinspektoren, die Unterlagen über ihre Häfen benötigen.
Solche Formulare werden oft in mehreren Kopien erstellt, damit Verkäufer ihre Kopien behalten können, während Käufern mehrere Kopien für Aufzeichnungen, Einreichung mit Zahlung und gegebenenfalls Ausschreibung bei Regulierungsbehörden zur Verfügung gestellt werden. Käufer sollten sicherstellen, dass die Kopien der Inkassodokumente, die sie erhalten, korrekt und vollständig sind und alle erforderlichen Informationen enthalten. Bei Unstimmigkeiten können sie dies mit den Verkäufern besprechen. Es wird empfohlen, solche Dokumente aufzubewahren, um den Nachweis der Transaktion im Falle von Streitigkeiten über Eigentum, Zahlung, Steuerpflicht und andere Angelegenheiten zu erbringen.