Positive Pay ist ein Cash-Management-Service, der von Banken verwendet wird, um betrügerische Schecktransaktionen zu erkennen und zu verhindern. Der Service beruht auf einer regelmäßigen Kommunikation zwischen dem Scheckausstellenden und den diese bearbeitenden Banken. Wenn Schecks ausgestellt werden, sendet das sie ausstellende Unternehmen elektronische Dateien der Schecks an die Bank. Die elektronischen Dateien enthalten sachdienliche Scheckinformationen, wie beispielsweise Geldbeträge und Schecknummern. Diese Dateien werden dann mit Schecks abgeglichen, die bei der Bank eingereicht werden. Stimmen die Zahlen nicht überein, wird die Prüfung abgelehnt und das Unternehmen benachrichtigt, dass keine Transaktion stattgefunden hat. Es ist wichtig zu beachten, dass Unternehmen normalerweise Banken für diesen Service bezahlen müssen.
Positive Entlohnung gilt allgemein als eines der wirksamsten Instrumente zur Betrugsbekämpfung im Bankgeschäft. Es ist jedoch nicht fehlbar. Geübte Betrüger könnten zum Beispiel Schecknummern und Geldbeträge fälschen, die mit den elektronischen Dateien des ausstellenden Unternehmens übereinstimmen. In solchen Fällen können betrügerische Schecks die Inspektion erfolgreich bestehen und eingelöst werden.
Außerdem kann das System ohne ständige Wachsamkeit seine Wirksamkeit verlieren. Nummern und Dateien müssen aktuell sein und regelmäßig überprüft werden. Aus diesem Grund ist es für viele Banken und Unternehmen das zusätzliche Geld wert, in ein Softwarepaket mit positiver Bezahlung zu investieren. Softwarepakete können helfen, Zeit zu sparen und eine bessere Aufzeichnung zu gewährleisten.
Positive Bezahlung ist nicht der einzige Cash-Management-Service, den Unternehmen nutzen. Reverse Positive Pay ist beispielsweise ein Cash-Management-Service, bei dem nicht die Bank, sondern das Unternehmen Scheckdaten überprüft. Beim Reverse Pay sendet eine Bank dem ausstellenden Unternehmen Informationen zu jedem Scheck, den sie erhält. Reverse Positive Pay erfordert eine stärkere Überwachung seitens des Unternehmens als einige andere Betrugsbekämpfungsdienste und ist daher anfälliger für mögliche Vernachlässigung und Missbrauch. Bei guter Überwachung können Unternehmen jedoch Geld sparen, indem sie die Banken nicht für eine positive Bezahlung bezahlen müssen.
Banken neigen dazu, Unternehmen für die Inanspruchnahme dieser Cash-Management-Dienste in Rechnung zu stellen. Obwohl sie potenziell kostspielig sind, halten viele Unternehmen die Investition für solche Dienste für lohnenswert; Der zusätzliche Betrugsschutz kann einem Unternehmen auf lange Sicht potenziell viel Geld sparen.
Moderne Methoden zur Betrugsbekämpfung umgehen Schecktransaktionen vollständig und machen so die Notwendigkeit von Cash-Management-Systemen mit positiver Bezahlung überflüssig. Viele Unternehmen tun dies, indem sie ihre Mitarbeiter per Direkteinzahlung bezahlen, einem System, bei dem Geld elektronisch direkt auf das Bankkonto eines Mitarbeiters eingezahlt wird. Eine andere Methode besteht darin, Geld direkt auf eine spezielle Debitkarte für die Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter einzuzahlen. Solche Systeme schützen praktisch vor betrügerischen Transaktionen, obwohl sie eine zusätzliche Zusammenarbeit der Mitarbeiter erfordern, um maximale Effektivität zu erzielen.