Ein allgemeines Journal ist ein Buchhaltungstool, mit dem Unternehmen Finanzinformationen erfassen. Dieses Journal ist ein fester Bestandteil der doppelten Buchführung, da Belastungen und Gutschriften aufgezeichnet werden, um tatsächliche Finanztransaktionen darzustellen. Dieses Journal folgt dem Konzept der Bilanzierungsgleichung, die Aktiva gleich Passiva plus Eigenkapital ist. Alle im Journal erfassten Belastungen entsprechen dem Gesamtbetrag der vom Unternehmen erfassten Kredite, wobei die Integrität der Buchhaltungsgleichung gewahrt bleibt. Das allgemeine Journal besteht aus einzelnen Transaktionskonten sowie Sonderbuchungen aus anderen speziellen Journalen.
Das allgemeine Journal enthält oft einzelne Transaktionskonten, die keinen Bezug zu anderen speziellen Journalen haben. Zu den allgemeinen allgemeinen Konten gehören Vertriebs- und Verwaltungskosten, Gehaltsabrechnungs-, Marketing- oder Werbekosten sowie andere verschiedene Gemeinkostenkonten. Die in diesen Konten erfassten Finanzinformationen werden im Allgemeinen nicht einer bestimmten Geschäftsabteilung oder von dem Unternehmen hergestellten Produkten zugeordnet. Diese Konten stellen in der Regel die Gemeinkosten des Unternehmens dar, die bezahlt werden müssen, damit das Unternehmen weitergeführt werden kann.
Spezielle Einträge im allgemeinen Journal stammen aus einer Reihe von speziellen Buchhaltungsjournalen. Diese Journale enthalten oft Gehaltsabrechnung, Verkauf, Kreditoren-, Debitoren- und Bargeld. Unternehmen können, abhängig von ihrer Geschäftstätigkeit und der Ausgestaltung ihres Buchhaltungsworkflows, mehrere Spezialzeitschriften haben. Das Lohnjournal enthält alle Informationen zu Zahlungen bei der Einstellung von Fremdkräften. Diese Informationen können als Zahlungen für Altersvorsorge, Gesundheits- oder andere Leistungen sowie regelmäßige Vergütungen und Boni getrennt werden. Unternehmen ordnen Gehaltsabrechnungen häufig verschiedenen Abteilungen zu; nicht zugewiesene Beträge können in das allgemeine Journal der Gesellschaft fallen.
Das Verkaufsjournal enthält Informationen zu allen Verkäufen von Waren oder Dienstleistungen an Einzelpersonen und Unternehmen. Dieses Journal kann auch Informationen bezüglich der Kosten der verkauften Waren enthalten, um genaue Bestandsaufzeichnungen zu führen. Finanzinformationen, die in dem allgemeinen Journal in Bezug auf Verkäufe enthalten sind, umfassen häufig Anpassungen von Verkaufsbeträgen, Verkaufsrabatten oder Bestandsanpassungen.
Das Kreditorenbuchhaltungsjournal listet alle Beträge auf, die Kreditoren, Lieferanten oder anderen Personen und Unternehmen geschuldet sind. Unternehmen verwenden dieses spezielle Journal, da sie oft umfangreiche Kreditorensalden gegenüber verschiedenen Personen oder Unternehmen haben. Die Debitorenbuchhaltung ist der Kreditorenbuchhaltung sehr ähnlich. Das Forderungsjournal enthält jedoch Informationen über die Gelder, die Einzelpersonen oder Unternehmen dem Unternehmen schulden. Das allgemeine Journal wird häufig in Verbindung mit diesen speziellen Journalen verwendet, um veraltete Salden abzuschreiben oder Fehler bei der Erfassung von Finanztabellen oder Forderungsbeträgen zu korrigieren.
Das letzte Sonderjournal enthält Einträge zu den Kassenbeständen des Unternehmens. Alle Fehler im Zusammenhang mit Bank- oder anderen Anpassungen können im allgemeinen Journal eines Unternehmens aufgezeichnet werden. Kleinere Unternehmen mit begrenzter Kapitalausstattung dürfen kein spezielles Journal zur Erfassung von Geldbuchungen verwenden, da sich Bargeld auf alle Funktionen im Unternehmen bezieht.