Ein Vertraulichkeitsschreiben ist ein Dokument, das ein Unternehmen oder eine Einzelperson verwenden kann, um die Notwendigkeit der Vertraulichkeit in einer bestimmten Situation auszudrücken und die Zustimmung der anderen Partei zur Geheimhaltung bestimmter Angelegenheiten zu erbitten. Beispielsweise kann ein Unternehmen, das einen Mitarbeiter einstellt, verlangen, dass der Mitarbeiter bestimmte Unternehmensangelegenheiten und Informationen vertraulich behandelt. Tatsächlich kann die Unterzeichnung eines solchen Schreibens in einigen Fällen eine Beschäftigungsbedingung sein. Wenn eine Person eine Vertraulichkeitserklärung unterschreibt und dann die Vertraulichkeitsvereinbarung bricht, kann die verletzte Partei sie entlassen, ihren Vertrag brechen oder sie sogar vor Gericht verklagen.
In vielen Fällen wird ein Vertraulichkeitsschreiben im Geschäftsbriefformat verfasst. Das heißt, es enthält in der Regel den Namen und die Anschrift des Absenders sowie den Namen und die Anschrift des Empfängers. Es ist in der Regel datiert und enthält in der Regel auch einen Abschnitt für die Unterschrift des Empfängers.
In der Regel enthält ein Vertraulichkeitsschreiben Informationen über den Grund, aus dem der Empfänger den Brief erhält. Wenn der Empfänger des Briefes beispielsweise ein neuer Mitarbeiter der Firma ist, die ihn versendet hat, kann der Brief dem Mitarbeiter zum Eintritt in die Firma gratulieren. Es kann auch das Datum enthalten, an dem der neue Mitarbeiter die Beschäftigung aufnehmen soll. Das Schreiben kann dann seinen Zweck angeben, der darin besteht, die im Einzelfall geltenden Vertraulichkeitsbedingungen festzulegen.
Die Bedingungen eines Vertraulichkeitsschreibens enthalten in der Regel detaillierte Informationen über die Angelegenheiten und Arten von Informationen, die der Absender vom Empfänger erwartet. Normalerweise enthalten diese Briefe einen Abschnitt, der besagt, dass der Empfänger anerkennt, dass der Absender ihm vertrauliche Informationen preisgeben kann. Es kann auch angeben, dass der Empfänger versteht, dass die Offenlegung der vertraulichen Informationen dem Absender in irgendeiner Weise schaden kann. In diesen Schreiben heißt es häufig, dass der Empfänger die schriftliche Zustimmung des Absenders einholen muss, bevor er die Bedingungen der Vertraulichkeitsvereinbarung brechen kann.
Obwohl die Unterzeichnung einer Vertraulichkeitsvereinbarung eine Bedingung für die Anstellung oder Geschäftstätigkeit mit einem bestimmten Unternehmen oder einer bestimmten Person sein kann, kann eine Person gut daran tun, eine überstürzte Unterzeichnung zu vermeiden. Stattdessen kann eine Person ihre Interessen schützen, indem sie einen Anwalt auffordert, die Vereinbarung zu überprüfen, bevor sie unterschreibt. Auf diese Weise kann der Empfänger sicherstellen, dass die Bedingungen der Vereinbarung fair und legal sind. Darüber hinaus kann ein Anwalt juristischen Jargon erläutern, den der Empfänger alleine möglicherweise nur schwer verstehen kann.