Ein Verwaltungsassistent auf Einstiegsniveau ist ein Fachmann, der bei den grundlegenderen Aufgaben der Büroverwaltung hilft. Ein Verwaltungsassistent auf Einstiegsniveau ist in der Regel einer von mindestens zwei Verwaltungsfachleuten in einem Büro und erledigt einen Großteil der administrativen Aufgaben, die ansonsten von einem leitenden Verwaltungsfachmann geplant und koordiniert werden könnten. Dieser Assistent kann auch als Empfangsdame der Organisation fungieren, Besucher begrüßen und eingehende Anrufe entgegennehmen sowie als Kundendienstmitarbeiter oder Dateneingabesachbearbeiter, der grundlegende administrative Unterstützung für die Organisation bietet.
Wenn sich die meisten Stellenanzeigen auf grundlegende oder angehende Verwaltungsaufgaben beziehen, umfassen sie im Allgemeinen Aufgaben wie das Öffnen und Verteilen von Post, Drucken, Zusammenstellen und Kopieren von Dokumenten, Ablegen und Tippen. Ein Verwaltungsassistent auf Einstiegsebene ist in der Regel auch der Mitarbeiter, der für die Beschaffung von Erfrischungen für Besprechungen verantwortlich ist, einschließlich der Bestellung und Abholung von Mittagessen oder der Zubereitung von Kaffee und Tee. Das Erledigen von Besorgungen, das Abholen von Büromaterial und andere interne Aufgaben können auch Teil einer Position als Verwaltungsassistentin auf Einstiegsebene sein.
Eine der Hauptfunktionen eines Verwaltungsassistenten auf Einstiegsniveau besteht darin, andere Verwaltungsfachleute innerhalb eines Büros zu unterstützen, wie beispielsweise Büroleiter, leitende Verwaltungsassistenten oder Assistentinnen der Geschäftsleitung. Dies kann die Unterstützung bei der Bestandsaufnahme von Büromaterial und der Bestellung von Verbrauchsmaterialien, die Unterstützung bei der Veranstaltungsplanung und -koordination für besondere Veranstaltungen und die Vorbereitung spezieller Unternehmensdokumente oder -pakete bedeuten. Während der höhere Verwaltungsfachmann für die Entscheidungsfindung und den Inhalt von Verwaltungsmaterialien verantwortlich ist, delegiert er oder sie die Vorbereitung der Materialien häufig an einen Verwaltungsassistenten auf Einstiegsebene.
Der Titel Verwaltungsassistentin kann auch als Oberbegriff verwendet werden, um Positionen wie Rezeptionistin, Kundendienstmitarbeiterin, Archivierungs- oder Dateneingabesachbearbeiterin zu beschreiben, wenn die Position eine geringe Ausbildung und spezielle Fähigkeiten erfordert. Obwohl für die meisten Einstiegspositionen keine große Berufserfahrung oder Ausbildung erforderlich ist, kann der Wettbewerbscharakter der Jobsuche bedeuten, dass jemand mit diesen Qualifikationen einen Wettbewerbsvorteil bei der Sicherung eines Einstiegsjobs als Verwaltungsassistentin haben könnte. Der Einstiegstitel impliziert auch Raum für Wachstum innerhalb der Organisation, beispielsweise eine Beförderung in eine höhere Verwaltungsposition.