Ein Whistleblower-Meldeformular wird verwendet, um unangemessene behördliche Maßnahmen eines Arbeitgebers oder anderer Arbeitnehmer zu melden. Es wird häufig von Mitarbeitern verwendet, um Verstöße gegen regionale Gesetze zu melden, die sie am Arbeitsplatz beobachten, und viele Gerichtsbarkeiten haben Gesetze wie das Whistleblower Protection Act, um sie zu schützen. Das Formular wird häufig nicht verwendet, um Verstöße zu melden, für die andere Rechtsmittel zur Verfügung stehen und die über den Geltungsbereich der Whistleblower-Gesetze hinausgehen. Ein Mitarbeiter kann beispielsweise kein Formular verwenden, um Diskriminierung oder Belästigung durch den Arbeitgeber zu melden. Diese Probleme werden häufig durch Einreichung von Beschwerden bei der zuständigen Aufsichtsbehörde angegangen, die häufig eine Untersuchung einleitet und Verwaltungsanhörungen abhält.
In den meisten Regionen gibt es ein Whistleblower-Gesetz, um Mitarbeiter vor der Meldung unangemessener staatlicher Maßnahmen zu schützen. Regierungsbehörden stellen Mitarbeitern ein allgemeines Meldeformular für Whistleblower zur Verfügung, um die Whistleblower-Gesetze einzuhalten. Der Hinweisgeber muss seine Kontaktdaten und die des beschuldigten Regierungsmitarbeiters oder Managers angeben. Das Formular fragt auch oft nach detaillierten Informationen zu den Aktionen, und es gibt Platz für die Person, die das Formular ausfüllt, um sachdienliche Informationen über die Situation zu schreiben. Eine häufig gestellte Frage auf Formularen lautet beispielsweise: „Wo hat die unzulässige Aktion stattgefunden?“
Whistleblower müssen zwischen Personalangelegenheiten, die nicht durch Whistleblower-Gesetze geschützt sind, und unangemessenen staatlichen Maßnahmen unterscheiden. Einige Beispiele für unsachgemäße Handlungen sind grobe Verschwendung öffentlicher Mittel, Änderung wissenschaftlicher Erkenntnisse und Verstöße gegen bestimmte Gesetze. Das Whistleblower-Meldeformular wird verwendet, um diese und ähnliche Handlungen zu melden. Eine Personalangelegenheit kann sexuelle Belästigung, Rassendiskriminierung oder unangemessene verbale Zurechtweisungen umfassen. Es gibt Formulare, um solche Verhaltensweisen zu melden, aber Einzelpersonen können in diesen Fällen das Meldeformular für Whistleblower oft nicht verwenden.
Arbeitgebern ist es untersagt, Vergeltungsmaßnahmen gegen Mitarbeiter zu ergreifen, die ein Whistleblower-Meldeformular ausfüllen und einreichen. Einige Vergeltungshandlungen umfassen die Entlassung oder Herabstufung der Mitarbeiterin, ihre Diskriminierung und Drohung. Arbeitgeber, die dies tun, verstoßen gegen Whistleblower-Gesetze und können schadensersatzpflichtig sein. Das Formular kann auch die Namen von Zeugen verlangen, um die Anschuldigungen zu bestätigen, und diese Zeugen sind oft vor Vergeltungsmaßnahmen des Arbeitgebers geschützt.
Ein Mitarbeiter, der sich nicht wohl fühlt, ein Formular allein auszufüllen, kann in einigen Regionen einen Anwalt hinzuziehen, das es in seinem Namen ausfüllt. Beispielsweise kann ein Meldeformular für Whistleblower unterstützende Dokumente und detaillierte Informationen erfordern, die für einen Mitarbeiter, der nur Verstöße melden möchte, einschüchternd wirken können. Die Arbeitnehmerin muss die Vorwürfe, die sie meldet, bezeugen, aber der Anwalt kann das Formular für sie einreichen.