Workflow ist ein Begriff, der verwendet wird, um die Schritte eines Prozesses zu beschreiben. Dieser Begriff wird in jeder Organisation verwendet, in der sich ein Produkt, ein Dokument oder eine Idee zwischen Standorten oder Abteilungen bewegt. In gewisser Weise kann ein Workflow als eine Übersicht über die tatsächliche Arbeit verstanden werden, die durchgeführt wird, um einen Prozess zum Abschluss zu bringen. Ein Workflow-Dokument ist jeder Bericht oder jede Analyse, die die Phasen eines Prozesses sowie Finanzen, Ressourcen und Informationen beschreibt, die in einem solchen Prozess enthalten sind. Ein Dokument, das Phasen eines Prozesses durchläuft, wie z. B. eine Rechnung, ein Versicherungsanspruch oder eine Rechnung, kann ebenfalls als Workflow-Dokument betrachtet werden.
Manager, die den Betrieb optimieren möchten, können Workflow-Dokumente erstellen. Diese Dokumente können Abteilungen und Mitarbeiter auflisten, die ein Projekt auf seinem Weg zum Abschluss durchläuft. Dokumente können auch Listen von Ressourcen, Materialien und Geräten enthalten, die in den einzelnen Workflow-Phasen verwendet werden. Ein Workflow-Dokument kann einem Manager auch dabei helfen, zu verstehen, welche Phasen eines Prozesses am teuersten sind.
Für die Budgetierung können Dokumente verwendet werden, die die Komponenten und Schritte des Workflows veranschaulichen. Manager können bestimmen, wie viel ein Produkt in der Herstellung kosten könnte und auch über Abteilungen oder Bereiche entscheiden, die verkleinert werden können. Interne Revisionsprozesse können auch die Verwendung von Workflow-Dokumenten umfassen. Buchhalter können Finanzdaten präsentieren, die aus einem Workflow-Dokument stammen.
In Fertigungskontexten können Workflow-Dokumente verwendet werden, um Produktionsprozesse zu optimieren. Beispielsweise kann ein Workflow-Dokument mit einer speziellen Workflow-Management-Software erstellt werden. Wenn ein Designer ein Modell und eine Stückliste erstellt, kann das Dokument automatisch an einen Fachmann weitergeleitet werden, der für den folgenden Schritt verantwortlich ist.
Diese Dokumente werden auch in wissenschaftlichen Gemeinschaften verwendet. Mediziner können beispielsweise Workflow-Dokumente erstellen, die die Gehirnaktivität veranschaulichen. Ein Arbeitsablaufdokument kann auch generiert werden, um die Beziehung zwischen einem Benutzer und einer Maschine zu beschreiben.
Wenn ein Workflow-Dokument ein Element beschreibt, das Phasen eines Prozesses durchläuft, bezieht es sich normalerweise auf eine Zahlung oder Dienstleistung, die von Fachleuten in einer Reihe verschiedener Abteilungen genehmigt werden muss. Wenn ein Abteilungsleiter beispielsweise feststellt, dass er neue Computer benötigt, erstellt dieser möglicherweise ein Dokument mit einer Kostenauflistung. Er oder sie könnte dieses Dokument dann in der Befehlskette weitergeben, um eine Genehmigung zu erhalten.
Auch Versicherungen verwenden Workflow-Dokumente. In diesen Fällen werden Ansprüche von Kunden geltend gemacht. Eine Forderung kann an einen Underwriter weitergegeben werden. Ein Underwriter kann es dann an einen Manager oder eine Führungskraft weitergeben, der die von einem Underwriter erstellten Recherchen und Analysen verwendet, um die Preise zu genehmigen.
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