Der Dokumentenmanagementprozess ist ein System, in dem Dokumente organisiert und zur späteren Bezugnahme gespeichert werden. Dieser Vorgang kann rudimentär sein, beispielsweise wenn jemand Belege mit wenig oder keiner Organisation in einen Schuhkarton legt. Der Prozess kann auch sehr anspruchsvoll sein, beispielsweise wenn ein Unternehmen einen komplexen Satz von Scannern entwickelt hat, um Informationen zu sammeln, zu organisieren und zu verwalten, die aus vorgefertigten Formularen extrahiert wurden, denen Referenznummern zugewiesen wurden, bevor sie katalogisiert und in Lagern archiviert werden. In beiden Fällen wurden die Grundelemente des Dokumentenmanagements erlassen.
Im Allgemeinen folgt die Dokumentenverwaltung der Vorstellung, dass Dokumente für einen gemeinsamen Zweck nach einem bestimmten Plan gesammelt, sortiert und archiviert werden müssen. In den meisten Fällen wird Dokumentenmanagement eingesetzt, weil die Person oder das Unternehmen die Informationen aus den Dokumenten verwenden möchte oder den zukünftigen Bedarf berücksichtigen muss. Die Informationen in diesen Dokumenten können im Allgemeinen gemäß einer Art von Bedarf oder Zweck, wie z. B. Buchhaltung, Historie oder Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, vereinheitlicht oder gruppiert werden.
In geringem Umfang wendet jeder einzelne Steuerpflichtige den Dokumentenverwaltungsprozess bei der Organisation von Steuerdokumenten für die jährliche Einreichung an. Im Allgemeinen werden die für das Jahr notwendigen Dokumente an einem leicht auffindbaren Ort gruppiert, beispielsweise in einem Ordner in einem Aktenschrank. Die Einheitlichkeit der Dokumente, wie Quittungen, Rechnungen, Beiträge und Steuerformulare, besteht in der allgemeinen Anforderung, ein jährliches Steuerformular auszufüllen und über die erforderlichen Unterlagen zu verfügen, um die Eingaben auf dem Steuerformular zu unterstützen. Das so entstandene Bündel von Informationen und Unterlagen wird bei Abgabe der Erklärung und Beilage der Belege häufig nach Jahren geordnet in die Steuererklärungen des Vorjahres gelegt. Dies ist eine grundlegende Form der Dokumentationsverwaltung.
Die Dokumentenverwaltung kann auch komplex, aufwendig, mehrstufig und teuer sein. Besonders bei großen Unternehmen, die Verbraucherinformationen sammeln, ist ein effektives Dokumentenmanagement von entscheidender Bedeutung. Zum Beispiel hat ein Finanzinstitut oft einen Investor, der vor der Investition vollständig involviert ist, und strenge Papierkram. Das Institut kann von den Aufsichtsbehörden aufgefordert werden, nicht nur bestimmte Informationen des Kunden einzuholen, sondern die Informationen in einer bestimmten Weise zu organisieren und die Dokumentation für einen bestimmten Zeitraum in einem zugänglichen Format aufzubewahren. Dementsprechend kann diese Institution einen komplexen Dokumentenverwaltungsprozess anwenden.
In einem solchen Beispiel kann, sobald das Unternehmen die anfänglichen Unterlagen erhält, das Papierformular in ein digitales Bild eingescannt und zur Sammlung und Organisation von Informationen an ein Netzwerk von Computerdatenbanken gesendet werden. Der Hardcopy kann dann eine Referenznummer zugewiesen, gemäß einem Datums- und Zeitstempel in eine Box gelegt und an ein Lager geschickt werden, das einen eigenen Dokumentenverwaltungsprozess verwendet. Für den Fall, dass die Papierkopie zur Klärung einer Streitigkeit oder zur Erfüllung einer behördlichen Anforderung benötigt wird, kann sie leicht aus einem umfangreichen Archiv ähnlicher Unterlagen abgerufen werden.
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